Что такое УПД и ЭДО и зачем с ними работать?

Что такое УПД

УПД — универсальный документ, который объединяет в себе реквизиты счета-фактуры и первичного документа на передачу товаров, работ или услуг — например, акта о выполнении работ.

Он дает компаниям и индивидуальным предпринимателям возможность упростить документооборот, потому что позволяет использовать одну форму вместо нескольких. Рассказываем, что такое универсальный передаточный документ, для каких сделок он может применяться.

Что такое УПД

Аббревиатура УПД расшифровывается как «универсальный передаточный документ». Он упрощает процесс оформления передачи товаров и услуг, уменьшает количество документов.

Федеральная  налоговая служба России предложила использовать форму УПД в 2013 году.

На протяжении долгого времени необходимо было использовать формат УПД 5.01. В 2024 году ФНС заявила о начале перехода на новый формат — УПД 5.02. Переходный период продлится до 01.04.2025, в это время разрешается использовать обе версии.

После 01.04.2025 можно будет составлять УПД только в соответствии с версией 5.02.

С помощью универсального передаточного документа можно:

• заменять другие разнотипные документы — например, акт выполненных работ или оказанных услуг, накладную на отпуск материалов, акт приема-передачи основных средств;
• вести бухучет операций по реализации товаров, работ и услуг;
• подтвердить затраты, которые учитываются при расчете налога на прибыль;
• упростить подачу документов, подтверждающих право на налоговый вычет по НДС.

Использование УПД не только делает учет и ведение отчетности более простым делом, но и уменьшает вероятность возникновения ошибок.

Назначение и применение УПД

Универсальный платежный документ используют в различных сферах экономики — торговле, при оказании услуг и проведении работ. Его применяют:

• при передаче имущественных прав;
• для фиксации факта оказания услуг по договору;
• при передаче результатов выполненных работ и их приеме заказчиком;
• для оформления продавцом отгрузки товаров покупателю;
• при заключении посреднических сделок — например, при выполнении поручения в соответствии с агентским договором.

При необходимости можно одновременно использовать УПД и другие документы. Например, если поставщик требует предоплату, лучше использовать счет-фактуру, потому что УПД для авансирования не применяется. Также некоторые контрагенты не фиксируют в своей учетной политике универсальные передаточные документы.

Следовательно, в отношениях с ними лучше использовать счета-фактуры и товарные накладные.

Но если обе стороны могут применять УПД, это обеспечивает множество преимуществ:

• уменьшается количество документов — можно, например, объединить товары и услуги в одном УПД, внести в него и оборудование, и его гарантийное обслуживание;
• сокращается время оформления документов;
• уменьшается количество ошибок, которые могут возникнуть в процессе оформления и дальнейшего учета.

Это делает универсальные передаточные документы особенно востребованными.

Структура и содержание УПД

Согласно закону №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 №1137, у УПД есть ряд обязательных реквизитов. В перечень включают:

• наименование документа;
• дату;
• наименование организации, которая оформила УПД;
• информацию о сделке и ее параметры;
• имена ответственных лиц, совершивших сделку, их подписи с расшифровкой — надо указать ФИО;
• номер — указывается в соответствии с порядком поступления счетов-фактур;
• юридический адрес организации;
• сведения о получателе товаров.

Также в число обязательных реквизитов входит статус.

Существует два статуса УПД, которые обозначаются цифрами 1 и 2. Разница между ними заключается в том, что:

• УПД 1 используется одновременно как счет-фактура и первичный учетный документ;
• УПД 2 применяется только в качестве первичного учетного документа, при этом его можно использовать в отношении товаров и услуг, а счет-фактуру нужно выставить отдельно.

Особенности заполнения универсального первичного документа зависят от статуса.

Разрешается добавлять в форму УПД дополнительные поля в соответствии с особенностями сделки, чтобы вносить в них иные сведения, которые дополняют обязательную информацию.

Порядок оформления и заполнения УПД

Есть главное правило — универсальный передаточный документ заполняется в соответствии с тем, какой статус он имеет. Также необходимо учитывать тип товаров — являются ли они прослеживаемыми или нет.

Статус 1

Если документ используется одновременно в качестве счета-фактуры и первичного учетного документа, строки и графы в нем заполняются в соответствии с содержанием конкретной сделки. Это значит, что часть строк и граф может остаться пустой либо в них будут стоять прочерки.

Например:

• строка 8 «Идентификатор государственного контракта» заполняется при наличии госконтракта на поставку;
• графа 6 «В том числе сумма акциза» заполняется только для подакцизных товаров, а если показателя нет, в ней достаточно поставить «без акциза»;
• графы 12-14, предназначенные для прослеживаемых товаров, остаются пустыми, если УПД составляется в отношении непрослеживаемых товаров или работ, при проведении которых передача прослеживаемых товаров не происходит.

УПД в статусе 1 регистрируют в книгах покупок и продаж.

Статус 2

Обычно УПД в качестве учетного первичного документа могут использовать организации и ИП, которые не являются налогоплательщиками НДС или освобождены от такой обязанности. Параллельно с ним составляется счет-фактура. Соответственно, при оформлении универсального передаточного документа не надо заполнять графы, которые обязательны для счета-фактуры. Это графы 5-7 и 10-11.

Нужно знать, что УПД со статусом 2 не требуется регистрировать в книгах покупок и продаж либо в журналах счетов-фактур.

Электронный и бумажный УПД

Российское законодательство позволяет продавцам и другим участникам сделок использовать универсальные передаточные документы в бумажном и электронном форматах. У каждого из вариантов есть свои особенности.

Преимущества электронного документооборота

Составление УПД в цифровой форме позволяет:

• автоматизировать процесс заполнения документов и их передачи контрагентам и в налоговую;
• особенно быстро обмениваться документами через интернет;
• при необходимости легко и быстро найти нужный документ в памяти компьютера;
• сэкономить на печати бумажных бланков;
• не хранить большое количество бумажных копий.

УПД в электронном формате обязательно применять, если продавец реализует  прослеживаемые товары, ввезенные из стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС), и при продаже маркированных товаров.

Особенности использования бумажных версий

Оформление бумажного УПД производится по выбору компании, если создание документа не связано с продажей товаров, на которые распространяются требования относительно оформления электронной формы.

УПД на бумаге составляется в двух экземплярах. Нет строго регламентированной формы, поэтому разрешается использовать типовые образцы либо разрабатывать собственные бланки, при условии, что они соответствуют требованиям законодательства и в них предусмотрены все необходимые строки и графы.

Исправление и аннулирование УПД

При необходимости юридическое лицо может скорректировать либо аннулировать УПД. Законодательство РФ предусматривает оба варианта, и вносить исправления или аннулировать документ нужно в соответствии с требованиями закона.

Корректировка

Внесение исправлений в уже оформленный документ зависит от его статуса и от того, какие показатели надо скорректировать. Есть два варианта:

• исправительный передаточный документ — выставляется в случае изменения реквизитов УПД или данных по товарам, услугам, работам;
• универсальный корректировочный документ (УКД) — создается при изменении цены (количества, объема) поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав.

В качестве основания для корректировки необходимо использовать дополнительные документы, например допсоглашение к договору, протокол изменения цены.

Аннулирование

При обнаружении серьезных ошибок в уже составленном и отправленном клиенту, заказчику, поставщику документе его можно аннулировать. Для этого понадобится согласие всех сторон, то есть сначала надо отправить запрос на аннулирование и объяснить причины.

Возможности аннулирования УПД в системах электронного документооборота зависят от того, какой системой ЭДО пользуются участники сделки. При необходимости можно обратиться в службу поддержки за консультацией.

УПД и налоговый учет

УПД свидетельствует о том, что товар отгружен, услуга оказана, работы выполнены, имущественные права переданы. Его можно использовать в бухгалтерском и налоговом учете. При этом:

• УПД со статусом 1 можно использовать в целях признания вычетов по налогу на добавленную стоимость и для признания расходов при налогообложении прибыли;
• УПД со статусом 2 применяется только для признания расходов в налоговом учете, для подтверждения вычетов по НДС дополнительно потребуется счет-фактура.

Важно, чтобы универсальный передаточный документ был создан правильно, в соответствии с требованиями законодательства РФ, в нем не было ошибок, все строки и графы были заполнены с учетом выбранного статуса и особенностей товаров, услуг, работ.

Заключение

Использование УПД для юридических лиц не является обязательным, за исключением реализации прослеживаемых товаров и продажи маркированных товаров, когда этот документ необходимо составить в электронном виде.

Но УПД упрощает отчетность, помогает экономить время, дает возможность оформить меньше документов. Один универсальный документ заменяет сразу несколько форм, в частности счет-фактуру и товарную накладную. Это выгодно всем компаниям и ИП вне зависимости от масштабов деятельности:

• малому бизнесу это удобно, потому что исчезает необходимость содержать множество бухгалтеров, хранить большое количество документов;
• среднему и крупному бизнесу это выгодно, так как снижается нагрузка на бухгалтерский отдел.

Поэтому рекомендуется более активно использовать УПД в ситуациях, когда это возможно в соответствии с законодательством РФ. При этом электронный документооборот с применением УПД более удобен и эффективен по сравнению с использованием бумажных версий документов. Он позволяет экономить время и отказаться от печати и хранения многочисленных бумажных версий.

Не тратьте свое время, на поиски ответов на свои вопросы в интернете, просто позвоните нам 8 (800) 500-47-29

 

 

Что меняется в связи с необходимостью внедрения маркировки

С внедрением обязательной маркировки товаров бизнесу выставляются новые требования. Эти изменения распространяются и на работу с документацией. Для внедрения маркировки предпринимателям необходимо освоить электронный документооборот и универсальный передаточный документ, УПД, который удобен тем, что одним документом можно заменить сразу несколько. В УПД нужно указывать путь товара. Также изменение формата связано с повышением НДС до 20%.

ЭДО

Электронный документ — это набор документов с информацией о деятельности компании. Их можно создавать в формате Word, PDF, Excel, чтобы хранить в них текст, цифры и изображения.

Работа с такими документами осуществляется за счет ЭДО — электронного документооборота. Электронный документооборот (ЭДО) — это способ работы с документами в режиме онлайн. То есть большинство документов компании хранится электронно.

Как быстро внедрить маркировку

Если вашему бизнесу понадобилось внедрить маркировку, мы готовы помочь!

На этой странице вы найдете справочную информацию об УПД и ЭДО. Если же вы хотите быстро внедрить маркировку и продавать товар, вот краткий план того, что нужно.

Для внедрения маркировки обязательно надо сделать следующее:

1. оформить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — мы поможем  получить УКЭП за 24 часа;
2. подключить электронный документооборот — чтобы сделать это, позвоните в GetMark по телефону 8 (800) 500-47-29.

Для экономии Вашего времени:

ПЛАН ДЕЙСТВИЙ
по маркировке

БЕСПЛАТНО

Получить

ЗАРЕГИСТРИРУЕМ ВАС на Честном знаке

2500 ₽ БЕСПЛАТНО

Зарегистрироваться

ЗАРЕГИСТРИРУЕМ ВАС на GS1

2500 ₽ БЕСПЛАТНО

Зарегистрироваться

* Подробности уточняйте у менеджера по телефону 8 (800) 500-47-29

Далее есть два варианта решения вопроса с маркировкой.

Первый вариант

Вам нужно изучить всю информацию про маркировку и самостоятельно ее внедрить.

Второй вариант

1. Зарегистрироваться на сайте «Честный знак» — это можно сделать самостоятельно  или позвонить в GetMark по телефону 8 (800) 500-47-29.
2. Зарегистрироваться на сайте GS 1 (только если вы производитель/импортер) — можно сделать это самостоятельно или через GetMark. На этом этапе наша компания может помочь вам сэкономить более 20 тыс. руб. на членском взносе, который вам предложат заплатить на сайте GS1.
3. Начать работать с маркировкой в GetMark.
4. Все необходимые процессы, связанные с маркировкой, вы сможете осуществить в программе GetMark + для вас всегда работает наша служба поддержки. Вам не нужно проходить дополнительное обучение, наши специалисты все настроят и покажут, как работать.

 

Стоимость программы в месяц от 1 665 руб.

 

Для подключения GetMark позвоните нам по телефону 8 (800) 500-47-29.

Программа GetMark также пригодится, если у вас возникают следующие вопросы:

• как промаркировать одежду, обувь, текстиль?
• как выводить товар с Wildberries, Ozon?
• как получить коды маркировки?
• как получить GTIN (если я производитель)?
• как вводить в оборот одежду?

Мы знаем про маркировку все. Наше ПО особенно будет полезно тем, кто работает с Wildberries, Ozon, Ламода. Яндекс Маркет, Магнит Маркет (ех.Kazan Express), Купер, Детский Мир и др.