Характерный пример: предприниматель отправляет партию обуви на ввод в оборот и получает отказ системы. Причина - в карточке товара нет сведений о разрешительном документе. Или формат номера декларации не совпадает с тем, что требует «Честный знак». Или сертификат аннулирован Росаккредитацией, а система уже это видит.
С 2025–2026 года разрешительная документация перестала быть формальностью. Теперь это обязательный атрибут карточки товара, без которого невозможно ни ввести продукцию в оборот, ни продать её на кассе. Система «Честный знак» автоматически сверяет данные с реестрами Росаккредитации и Роспотребнадзора - и при любом расхождении блокирует операцию.
В этой статье - всё, что нужно знать: какие документы загружать, куда именно, в каком формате, как делать это массово и что будет, если не загрузить вовсе.
Разрешительная документация (РД) - это документы, подтверждающие, что продукция прошла оценку соответствия и безопасна для потребителя. В контексте маркировки «Честный знак» к разрешительным документам относятся:
Сертификат соответствия (СС)
Выдаётся аккредитованным органом. Подтверждает соответствие продукции техническим регламентам.
Декларация о соответствии (ДС)
Заявитель сам декларирует соответствие на основании протоколов испытаний.
Свидетельство о госрегистрации (СГР)
Требуется для спортивного питания, БАДов и ряда других категорий, связанных с безопасностью.
Зачем «Честному знаку» нужны эти документы? Всё просто - для автоматической проверки легальности товара. Система сверяет номер и дату РД с государственными реестрами. Если сертификат аннулирован, истёк или вообще не существует - ввод в оборот блокируется, а касса не позволит продать товар.
Требование указывать разрешительную документацию в карточке товара Национального каталога вводится поэтапно. Вот хронология:
| Дата | Товарная группа | Что происходит |
|---|---|---|
| 01.09.2025 | Все товарные группы | Вступило в силу ПП РФ № 837 - система начинает требовать РД в карточках |
| 13.01.2026 | Парфюмерия, обувь, упакованная вода, шины | Автоматическая проверка РД при вводе в оборот. Без РД - ввод невозможен |
| 01.03.2026 | Лёгкая промышленность | Обязательное указание вида, номера и даты РД при описании товаров в Национальном каталоге (ПП РФ № 2192) |
| 01.04.2026 | Все группы с обязательной сертификацией | Разрешительный режим на кассе расширен: блокировка продажи при отсутствии или аннулировании РД |
| 01.05.2026 | Растительные масла | Онлайн-проверка РД на кассе |
Тренд однозначный: к середине 2026 года проверка разрешительных документов станет обязательной для абсолютного большинства маркируемых товаров. Если вы ещё не загрузили РД в карточки - сделайте это до того, как система заблокирует ваши операции.
500 карточек без разрешительных документов? GetMark загрузит за вас
Облачный сервис GetMark позволяет массово управлять карточками товаров в Национальном каталоге: загрузка РД через шаблон, экспорт всех GTIN, контроль статусов. Консалтинговые услуги: базовый пакет - 7 000 ₽ (настройка ЧЗ, ЭДО, обучение 1–1,5 часа), расширенный - 10 000 ₽ (+ API, интеграции, 2–3 дня поддержки). Абонентский тариф «Лайт» - от 6 500 ₽ за 3 мес.
Добавить разрешительную документацию в карточку товара можно двумя путями. Выбор зависит от количества карточек, которые нужно обновить.
Подходит, если у вас до 20–30 карточек. Для большего количества - крайне трудоёмко.
Шаг 1. Войдите в личный кабинет «Честного знака» → перейдите в раздел «Товары» → выберите нужный товар.
Шаг 2. Нажмите кнопку «Редактировать» внизу карточки.
Шаг 3. Раскройте блок «Разрешительная документация», нажмите «Добавить документ».
Шаг 4. Укажите вид документа (сертификат соответствия, декларация, СГР), введите его номер и дату. Нажмите «Отправить запрос». Система проверит данные в реестрах Росаккредитации - если всё корректно, документ будет привязан к карточке.
Шаг 5. Если карточка уже в статусе «Опубликована» - создайте версию в статусе «Черновик», внесите изменения и повторно отправьте на модерацию.
Оптимальный вариант для 50 и более карточек. Экономит часы и снижает вероятность ошибок.
Шаг 1. Скачайте шаблон Excel для загрузки РД из личного кабинета «Честного знака» (раздел «Национальный каталог» → «Импорт»).
Шаг 2. Выгрузите список всех ваших GTIN. В GetMark это делается через раздел «Товары» → кнопка «Экспорт». В ЛК ЧЗ - через раздел «Товары».
Шаг 3. Заполните шаблон. Строки 1–4 (шапка) - не изменять. Данные вносить с 5-й строки. Столбец A - GTIN товаров. Столбец B - значение «ДА» (подтверждение наличия РД). Столбцы C и D - тип РД (ДС/СС/СГР), номер и дата документа.
Шаг 4. Загрузите заполненный шаблон обратно в систему. Обработка занимает от нескольких минут до нескольких часов в зависимости от объёма.
Шаг 5. Проверьте результат - убедитесь, что статус карточек изменился, и в блоке РД появились корректные данные.
Система «Честный знак» строго валидирует формат номера. Одна лишняя точка, пробел или не тот регистр - и документ не пройдёт проверку. Вот корректные форматы:
| Тип документа | Формат номера (Россия) | Пример |
|---|---|---|
| Сертификат соответствия (СС) | <префикс> RU С-XX.YYYY.A.00001/ГГ | РОСС RU С-RU.АГ76.В.01234/23 |
| Декларация о соответствии (ДС) | ЕАЭС N RU Д-XX.YYYY.A.00001/ГГ | ЕАЭС N RU Д-RU.РА01.В.12345/24 |
| Свидетельство о госрегистрации (СГР) | Номер из реестра Роспотребнадзора | RU.77.99.88.003.Е.000123.01.26 |
Типичные ошибки: лишний пробел после «ЕАЭС N», кириллическая буква «С» вместо латинской, пропущенная точка между блоками, устаревший формат номера для документов, выданных в странах ЕАЭС. Перед загрузкой обязательно сверяйте номер с оригиналом документа.
Существует два момента, когда сведения о РД можно передать в систему:
Вариант 1: до ввода в оборот
Подайте сведения о ДС/СС через документ «Корректировка сведений о кодах». После успешной обработки РД привязывается к коду маркировки. Это предпочтительный способ - исключает риск отказа при вводе в оборот.
Вариант 2: в момент ввода в оборот
Укажите ДС/СС непосредственно в документе «Ввод в оборот». РД привяжется к коду при обработке документа. Рискованнее - если данные некорректны, весь документ будет отклонён.
Практический совет: всегда загружайте РД в карточку товара заранее - до заказа кодов маркировки. Это снижает вероятность блокировок и позволяет заранее обнаружить ошибки в номере или дате.
Разрешительный режим - это механизм, при котором касса перед продажей отправляет запрос в «Честный знак» и получает разрешение (или запрет) на пробитие чека. С 7 января 2026 года проверки осуществляются через специальный модуль - ТС ПИоТ (Транспортная система проверки информации о товаре).
Касса блокирует продажу, если: код маркировки уже выбыл из оборота (ранее продан), товар просрочен, код не стоит на балансе магазина, товар отозван ФОИВ. А с 1 апреля 2026 года появилась новая причина блокировки - отсутствие или недействительность разрешительного документа.
Практика показывает: магазин может иметь товар физически, он введён в оборот, числится на виртуальном складе - но если в системе нет сведений об актуальном сертификате или декларации, касса не пробьёт чек. Это серьёзная проблема для розницы, которая не контролирует РД поставщиков.
Что делать розничному продавцу? Проверяйте наличие РД у поставщика до заключения контракта. Требуйте копии сертификатов/деклараций. Убедитесь, что в карточке товара в «Честном знаке» указаны корректные реквизиты. Если продаёте через маркетплейс - проверьте, что РД есть и в системе ЧЗ, и на площадке.
Аудит разрешительных документов и настройка карточек - от 7 000 ₽
• Базовый пакет (7 000 ₽) - проверка всех карточек на наличие РД, загрузка через шаблон, настройка ЭДО, обучение работе с Национальным каталогом.
• Расширенный пакет (10 000 ₽) - всё вышеперечисленное + настройка API, интеграция с 1С/МойСклад, регистрация в GS1.
• Абонентское обслуживание - тариф «Лайт» от 6 500 ₽ / 3 мес., «Лайт+» от 11 375 ₽ / 3 мес. (множественные интеграции, агрегирование).
• Печать этикеток - от 2 000 ₽ за 200 штук.
Последствия зависят от того, на каком этапе обнаружено отсутствие РД:
При вводе в оборот: система отклоняет документ «Ввод в оборот». Товар не получает статус «В обороте». Вы не можете его продать, отгрузить, передать по ЭДО. Фактически товар «зависает» на складе без возможности легальной реализации.
При продаже на кассе: разрешительный режим блокирует чек. Кассир видит ошибку. Товар невозможно продать - он «падает» в чеке. Особенно критично в рознице с высоким потоком покупателей.
Штрафы: за оборот товаров без разрешительной документации предусмотрена ответственность по ст. 14.43–14.45 КоАП РФ. Для юрлиц штрафы достигают 300 000 ₽. С марта 2026 года система «Честный знак» автоматически формирует материалы для назначения штрафов на основании зафиксированных нарушений.
1. Неверный формат номера. Самая частая ошибка. Номер должен точно соответствовать формату реестра Росаккредитации. Даже лишний пробел - причина отклонения. Сверяйте посимвольно с оригиналом документа.
2. Документ истёк или аннулирован. Система проверяет статус РД в реестрах в реальном времени. Если срок действия сертификата истёк - он не будет принят. Следите за сроками своих документов.
3. Изменение шапки Excel-шаблона. Строки 1–4 в шаблоне импорта - служебные. Их нельзя редактировать, переставлять или удалять. Любое изменение приводит к ошибке при загрузке.
4. Попытка редактирования опубликованной карточки напрямую. Карточку в статусе «Опубликована» нельзя редактировать напрямую. Нужно создать версию в «Черновик», внести изменения, затем отправить на повторную модерацию.
5. РД указана в карточке, но не привязана к кодам маркировки. Мало загрузить документ в карточку - нужно привязать его к конкретным кодам маркировки через «Корректировку сведений о кодах» или при вводе в оборот. Иначе разрешительный режим на кассе всё равно заблокирует продажу.
Нужна помощь с маркировкой? GetMark - облачный сервис для всех товарных групп
Заказ кодов, ввод в оборот, ЭДО, работа с Национальным каталогом - всё в одном месте. Интеграции с МойСклад, Wildberries, Ozon, 1С. Услуга «Маркировка под ключ» - от регистрации в ЧЗ до ввода в оборот.
Тарифы с кодами: от 4 700 ₽ / 3 мес. (до 1 250 кодов) до 100 000 ₽/год (до 1 млн кодов).
Для розничных продавцов, которые не сами загружают РД, важно уметь проверить статус документации. Есть несколько способов:
Способ 1: через личный кабинет ЧЗ. Раздел «Товары» → откройте карточку → блок «Разрешительная документация». Если блок пуст или рядом с документом стоит статус «Недействителен» - товар в зоне риска.
Способ 2: при приёмке по ЭДО. В электронном УПД обычно указываются реквизиты РД. Сверьте их с карточкой в системе маркировки. Если данные не совпадают - не подписывайте УПД, пока поставщик не исправит расхождение.
Способ 3: через приложение «Честный знак». Отсканируйте код Data Matrix на упаковке - приложение покажет информацию о товаре, включая статус РД. Если приложение показывает «нет данных о разрешительной документации» - это повод насторожиться.
Разрешительная документация в системе маркировки - это уже не формальность «для проверяющих». Это рабочий инструмент, без которого ваш товар мёртвым грузом лежит на складе. Нет РД в карточке - нет ввода в оборот. Нет ввода в оборот - нет продажи. Нет продажи - нет денег.
Загрузите документы сейчас, пока система ещё не заблокировала ваши операции. Проверьте все карточки на наличие РД. Сверьте номера с реестрами. Убедитесь, что сертификаты не истекли. Это работа на один-два дня, которая избавит от недель простоя.
Назад 
