Субаккаунт в Честном Знаке для сети магазинов

Владелец розничной сети из семи точек обратился за консультацией со странной проблемой: каждый магазин заказывал коды маркировки на одни и те же товары отдельно, платил за эмиссию повторно, а учёт превращался в хаос. Решение нашлось в настройке субаккаунтов - механизме, который в «Честном ЗНАКе» существует давно, но большинство участников оборота о нём даже не слышали.

Субаккаунт в Национальном каталоге - зачем он существует

Субаккаунт - это функционал системы маркировки, позволяющий одной компании получить доступ к кодам товаров (GTIN), зарегистрированным другой организацией. Проще говоря, владелец товарного знака или производитель может разрешить партнёру заказывать коды маркировки на свою продукцию без создания дублирующих карточек.

Механизм реализован в подсистеме Национального каталога. Компания-владелец кодов товаров добавляет партнёра в список субаккаунтов, после чего тот получает право заказывать коды маркировки (КМ) на указанные GTIN. При этом карточки товаров остаются в собственности владельца - субаккаунт видит только разрешённую номенклатуру.

Ситуации, когда субаккаунт решает реальные проблемы бизнеса

Розничная сеть с несколькими юридическими лицами

Распространённая схема: головная компания владеет товарными знаками, а магазины работают как отдельные ООО или ИП. Без субаккаунтов каждое юрлицо вынуждено создавать собственные карточки товаров, получать членство в ГС1 РУС, генерировать отдельные GTIN. Это приводит к путанице в учёте и дублированию расходов.

Контрактное производство (ЧТМ)

Сторонний производитель выпускает продукцию под частной торговой маркой заказчика. Владелец марки регистрирует GTIN, описывает товары в каталоге, а затем добавляет производителя как субаккаунт. Производитель заказывает коды маркировки на GTIN заказчика, наносит их на упаковку, вводит в оборот.

Перемаркировка и маркировка остатков

Товар поступил с повреждённым или нечитаемым кодом DataMatrix. Чтобы его продать, нужно получить новый код. Если поставщик добавил магазин как субаккаунт, можно заказать КМ на оригинальный GTIN. Без субаккаунта придётся создавать техническую карточку с нуля, проходить модерацию, ждать несколько дней.

Франчайзинговые сети

Франчайзер владеет брендом и описаниями товаров. Франчайзи - самостоятельные юридические лица с собственными личными кабинетами в ГИС МТ. Субаккаунт позволяет каждому партнёру работать с единой номенклатурой, сохраняя независимость в финансовом учёте.

Настройка субаккаунтов вызывает вопросы?

GetMark помогает розничным сетям выстроить правильную структуру учёта маркировки. Настраиваем субаккаунты, интегрируем личные кабинеты с учётными системами 1С и МойСклад, обучаем сотрудников работе в ГИС МТ. Тарифы для сетей от 35 000 ₽/год на одно юрлицо с лимитом до 20 000 кодов маркировки.

Получить консультацию

Субаккаунт и добавление пользователя - это разные вещи

Частая ошибка: путать субаккаунты в Национальном каталоге с добавлением сотрудников по доверенности. Это принципиально разные механизмы.

Критерий	Субаккаунт (НК)	Пользователь по МЧД
Кому предоставляется	Другой организации (ИНН)	Физическому лицу (сотруднику)
Что даёт	Право заказывать КМ на чужие GTIN	Право работать в ЛК от имени организации
Где настраивается	Национальный каталог → Профиль → Субаккаунты	Профиль → Пользователи → Доступ по доверенности
Регистрация в системе	Оба участника должны быть в ГИС МТ	У сотрудника должна быть УКЭП + МЧД

Для сети магазинов актуальны оба механизма: субаккаунты - чтобы филиалы работали с единой номенклатурой головной компании, а пользователи по МЧД - чтобы продавцы и кладовщики каждого магазина имели доступ к личному кабинету своего юрлица.

Как создать субаккаунт: пошаговый алгоритм

Важно: Субаккаунт создаёт владелец кодов товаров (родительская компания). Компания, которая получает доступ, должна быть предварительно зарегистрирована в системе маркировки «Честный ЗНАК».

Авторизация в личном кабинете ГИС МТ

Войдите на сайт честныйзнак.рф с УКЭП руководителя организации-владельца кодов товаров. Убедитесь, что вы работаете в нужном профиле (если у компании несколько товарных групп).

Переход в Национальный каталог

В главном меню личного кабинета найдите и откройте вкладку «Национальный каталог». Это отдельная подсистема для управления карточками товаров и GTIN.

Открытие профиля компании

В правом верхнем углу экрана нажмите на иконку профиля (обычно это значок с инициалами или логотипом компании). Откроется страница управления профилем.

Переход в раздел «Субаккаунты»

В меню профиля найдите вкладку «Субаккаунты» → «Привязанные компании». Здесь отображается список организаций, которым уже предоставлен доступ к вашим кодам товаров.

Добавление новой компании

Нажмите кнопку «+ Привязать компанию». В открывшемся модальном окне укажите ИНН организации, которой предоставляете доступ. Система автоматически подтянет наименование компании из реестра.

Подтверждение привязки

Нажмите кнопку «Подтвердить». Компания появится в списке привязанных. На email, указанный при регистрации обеих организаций, придут уведомления об изменении данных.

Настройка уровня доступа

В столбце «Доступ к товарам» выберите тип доступа: полный (ко всем вашим GTIN) или ограниченный (к определённому списку кодов товаров). Для сети магазинов обычно выбирают полный доступ.

Полный и ограниченный доступ - в чём разница

✓ Полный доступ

Субаккаунт получает право заказывать коды маркировки на все GTIN родительской компании. Любые новые карточки товаров автоматически становятся доступны.

Когда использовать: для филиалов одной сети, франчайзи с единым ассортиментом, контрактных производителей с полным циклом.

⚡ Ограниченный доступ

Субаккаунт видит только те GTIN, которые владелец явно указал в настройках. Доступ к новым карточкам нужно добавлять вручную.

Когда использовать: для партнёров, работающих с частью ассортимента, дистрибьюторов определённых товарных линеек.

Ограничение: Субаккаунт не видит карточки товаров родительской компании в своём личном кабинете Национального каталога. Однако при заказе кодов маркировки через СУЗ (станцию управления заказами) можно указать GTIN, к которому предоставлен доступ, и система примет заказ.

Запутались в настройках доступа?

Специалисты GetMark проводят аудит структуры вашей сети и настраивают оптимальную схему субаккаунтов. Определяем, какая компания должна быть владельцем GTIN, какие филиалы получают полный доступ, а каким достаточно ограниченного. Интегрируем систему маркировки с вашей товароучётной программой.

Заказать аудит Узнать тарифы

Субаккаунты и товарные группы: где есть нюансы

Механизм субаккаунтов работает для большинства категорий маркируемых товаров, но есть исключения. Перед настройкой проверьте, доступен ли функционал для вашей товарной группы.

Товарная группа	Субаккаунты	Комментарий
Одежда, обувь, легпром	✓	Полный функционал
Молочная продукция	✓	Полный функционал
Косметика, бытовая химия	✓	Полный функционал
Игрушки	✓	Полный функционал
Меховые изделия	✓	Настройка в ИР Маркировки
Пиво и пивные напитки	✗	Механизм недоступен. КМ заказывает только владелец GTIN
Велосипеды (перемаркировка)	⚡	Можно заказывать КМ на чужой GTIN без субаккаунта

Возможности субаккаунтов распространяются только на российские GTIN, владельцем которых родительская компания является в системе ГС1 РУС. Для импортных товаров с иностранными штрихкодами потребуется либо создание технической карточки, либо регистрация GTIN через ГС1 РУС.

Ошибки, которые совершают розничные сети

Каждый магазин регистрируется как производитель

Розничные точки не должны создавать собственные карточки товаров для закупаемой продукции. Если поставщик уже описал товар в Национальном каталоге, магазину нужен либо субаккаунт от поставщика (для перемаркировки), либо просто корректная приёмка по УПД.

Субаккаунт путают с доступом к личному кабинету

Директор сети хочет видеть данные всех магазинов в одном месте и просит «добавить филиалы как субаккаунты». Субаккаунты для этого не предназначены - они дают доступ к GTIN, а не к личным кабинетам. Для единого контроля нужна интеграция с учётной системой или агрегатор данных.

Забывают настроить уровень доступа

После привязки компании нужно явно указать, полный или ограниченный доступ она получает. По умолчанию доступ может быть не активирован, и субаккаунт не сможет заказывать коды, хотя формально привязан.

Не проверяют регистрацию партнёра в ГИС МТ

Добавить как субаккаунт можно только организацию, которая уже зарегистрирована в системе маркировки. Если филиал работает как отдельное ИП и ещё не вошёл в «Честный ЗНАК», привязка не сработает.

Как организовать работу сотрудников в сети магазинов

После настройки субаккаунтов между юрлицами сети остаётся вопрос: как предоставить доступ продавцам, кладовщикам и администраторам каждого магазина? Для этого используется механизм добавления пользователей по машиночитаемой доверенности (МЧД).

Роли пользователей в личном кабинете

Руководитель организации - полный доступ ко всем функциям, подписание договоров с оператором, управление пользователями
Администратор - почти все права руководителя, включая добавление новых пользователей по МЧД
Сотрудник с правом подписи - работа с документами, национальным каталогом, отчётами. Не может добавлять пользователей
Сотрудник - только просмотр данных без возможности подписания документов

Алгоритм добавления сотрудника

Сотрудник получает УКЭП физического лица в аккредитованном УЦ
Руководитель авторизуется в ЛК «Честного ЗНАКа» со своей УКЭП
Переходит в Профиль → Пользователи → Доступ по доверенности
Нажимает «Добавить пользователя», выбирает роль
Заполняет данные доверенности и сотрудника
Подписывает МЧД электронной подписью руководителя
МЧД отправляется на проверку в ФНС (до 24 часов)
После активации сотрудник может работать в системе от имени организации

Полное сопровождение маркировки для розничных сетей

GetMark предлагает комплексное решение для сетей: настройка субаккаунтов, добавление сотрудников по МЧД, интеграция с кассами и учётными системами, обучение персонала. Работаем с сетями от 3 до 500 точек.

от 35 000 ₽

Тариф «Старт» на 1 год
до 20 000 кодов маркировки

от 55 000 ₽

Тариф «Оптима» на 1 год
до 100 000 кодов маркировки

Рассчитать стоимость для сети

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли регистрировать каждую торговую точку сети отдельно в «Честном ЗНАКе»?

Нет, если точки работают под одним ИНН. Регистрация в системе маркировки привязана к юридическому лицу или ИП, а не к адресу. Движение товаров и вывод из оборота отслеживается по организации в целом. Информация о конкретной торговой точке автоматически подтягивается из чеков ККТ при реализации.

Магазины сети работают как разные юрлица - как организовать единый учёт?

Через субаккаунты и интеграцию с учётной системой. Головная компания владеет GTIN и добавляет все юрлица сети как субаккаунты. Для сводного учёта используется интеграция личных кабинетов с 1С, МойСклад или другой товароучётной программой. Система GetMark позволяет видеть остатки и движение товаров по всем точкам в едином интерфейсе.

Субаккаунт видит карточки товаров родительской компании?

Нет, карточки не отображаются в его Национальном каталоге. Однако при заказе кодов маркировки через станцию управления заказами (СУЗ) субаккаунт может указать GTIN родительской компании, и система примет заказ. GTIN виден в самой карточке при формировании заказа.

Можно ли отозвать доступ у субаккаунта?

Да, в любой момент. В разделе «Привязанные компании» напротив нужной организации есть возможность отключить доступ. После этого субаккаунт потеряет право заказывать коды маркировки на ваши GTIN. Уже полученные им коды остаются действительными.

Субаккаунт платит за коды маркировки отдельно?

Да, оплата идёт с лицевого счёта субаккаунта. Каждая организация в системе «Честный ЗНАК» имеет собственный баланс. При заказе кодов маркировки (даже на чужой GTIN по механизму субаккаунтов) стоимость списывается со счёта заказчика - 60 копеек за код с НДС.

Для перемаркировки повреждённого кода обязательно нужен субаккаунт?

Есть альтернатива - техническая карточка. Если поставщик не предоставляет субаккаунт, можно создать техническую карточку товара в Национальном каталоге, описав товар по сокращённому составу. После модерации (до 3 рабочих дней) на неё можно заказывать коды. Но с субаккаунтом процесс быстрее.

Работает ли механизм субаккаунтов для импортных GTIN?

Только для российских GTIN. Возможность использования GTIN родительской компании распространяется на коды, зарегистрированные в системе ГС1 РУС. Для иностранных штрихкодов нужно либо регистрировать их в ГС1 РУС, либо использовать технические карточки.

Сколько субаккаунтов можно добавить?

Ограничений по количеству нет. Крупные производители и дистрибьюторы добавляют десятки и сотни партнёров. Главное - каждый субаккаунт должен быть зарегистрирован в ГИС МТ до момента привязки.

Нужно ли устанавливать Локальный модуль «Честный ЗНАК» на каждую точку сети?

Да, если точки работают в разрешительном режиме офлайн. Локальный модуль устанавливается на каждую торговую точку отдельно, даже если они принадлежат одному юрлицу. У каждого экземпляра свой уникальный идентификатор.

Какой штраф за продажу товара без маркировки в сети магазинов?

От 50 000 до 300 000 рублей на юрлицо за каждый случай. По статье 15.12 КоАП РФ: первое нарушение - 50 000–100 000 рублей, повторное - 100 000–300 000 рублей. Плюс конфискация товара. При обороте свыше 1,5 млн рублей возможна уголовная ответственность.

Как передать товар между магазинами сети с разными юрлицами?

Через УПД с кодами маркировки. Юридически это продажа между двумя организациями. Отправитель формирует универсальный передаточный документ с указанием всех кодов маркировки, получатель принимает товар в системе. Субаккаунты на этот процесс не влияют - они для заказа кодов, а не для передачи товара.

GetMark работает только с крупными сетями или с небольшими тоже?

С любыми - от 1 точки до федеральных сетей. Тариф «Старт» рассчитан на небольшой объём кодов (до 20 000 в год) и стоит 35 000 рублей. Для сетей от 10 точек предусмотрены специальные условия и выделенный менеджер. Бесплатная консультация - без ограничений по размеру бизнеса.

Главное правило для сети магазинов

Определите, какое юрлицо будет владельцем GTIN и карточек товаров в Национальном каталоге. Обычно это головная компания или франчайзер. Остальные участники сети получают доступ через субаккаунты. Сотрудники каждого юрлица добавляются по МЧД с нужной ролью. Такая структура избавляет от дублирования карточек, упрощает перемаркировку и снижает затраты на администрирование.

Консалтинговые
услуги GetMark

Полное сопровождение маркировки без необходимости разбираться самостоятельно