Полный разбор: коды причин выбытия в ГИС МТ, какие документы оформить при краже, порче и стихийном бедствии, сроки подачи сведений и последствия за нарушение.
Практика показывает: одна из самых частых причин расхождений между реальными остатками и данными в ГИС МТ «Честный знак» - это не злой умысел, а элементарная неосведомлённость. Товар украли - и никто не знает, что это нужно отразить в системе. Сгорело на складе - думают, что раз товара нет, то и делать ничего не надо. Испорчен при транспортировке - решают «разберёмся позже».
Между тем, каждый код маркировки в статусе «В обороте» числится на вашем балансе. Пока вы не зафиксируете выбытие - код висит, создаёт расхождение и становится поводом для проверки. Разберём всё по порядку: какие причины выбытия предусмотрены в системе, какие документы нужны в каждом случае и как технически провести списание.
Система «Честный знак» требует, чтобы каждый код маркировки прошёл полный жизненный цикл от эмиссии до финального статуса выбытия. Если товар физически исчез - продан, украден, уничтожен - а в ГИС МТ это не отражено, код остаётся на вашем балансе в статусе «В обороте».
Большое количество кодов «В обороте» без движения - явный признак некорректного учёта. Контролирующие органы обращают на это внимание при плановых и внеплановых проверках.
За нарушение сроков подачи сведений о выводе из оборота: для должностных лиц - от 1 000 до 10 000 ₽, для юридических лиц - от 50 000 до 100 000 ₽. При повторных нарушениях суммы увеличиваются.
Расхождение между фактическими и учётными остатками затрудняет работу с ГИС МТ: выгрузку данных, передачу товаров контрагентам, оформление новых документов.
Без первичного документа на списание налоговые органы могут не признать расходы и отказать в вычете НДС. Судебная практика подтверждает: документы нужны, и хранить их нужно минимум 5 лет.
В ЛК ГИС МТ для нерозничного выбытия доступны два разных документа. Их легко перепутать, но это принципиально разные операции.
Применяется, когда товар физически ещё существует или когда выбытие происходит в пользу определённого получателя: передача для собственных нужд, продажа за рубеж, конфискация, возврат от покупателя.
Статус КМ перед подачей: только «В обороте»
Особенность: выведенные коды теоретически могут быть возвращены в оборот
Применяется, когда товар безвозвратно выходит из оборота: уничтожен, утерян, испорчен, код нечитаем. Предполагает, что товар физически не может быть возвращён в продажу.
Статус КМ перед подачей: «Эмитирован», «Нанесён» или «В обороте»
Особенность: возврат в оборот после списания ограничен
Важно для молочной продукции и воды: документ «Списание» для этих товарных групп не предусмотрен - используется только «Вывод из оборота». Это особенность данных групп, закреплённая в соответствующих постановлениях.
При создании документа «Вывод из оборота» или «Списание» необходимо выбрать причину из фиксированного списка в системе. Вот все доступные причины и их применение на практике.
Используется, если товар потерян или украден, выявлена недостача при инвентаризации. Сюда же относится ситуация, когда товар был в транспортировке и не поступил к получателю.
Применяется, если товар испорчен физически, имеет производственный брак или повреждение, не позволяющее реализовать его покупателю. Сюда же - возврат от покупателя с последующей утилизацией.
Когда товар физически уничтожен - сгорел, затоплен, утилизирован специализированной организацией. Обращаем внимание: просто выбросить на свалку - недостаточно, это может расцениваться как нарушение.
Товар, у которого истёк срок годности. Срок подачи сведений - в течение 3 рабочих дней с даты обнаружения факта просрочки. Критически важно не допускать продажи просроченного товара: с 01.03.2026 действует автоматическое назначение штрафов.
Используется, когда товар изъят по решению суда, приставами, таможней или иным государственным органом. Документом-основанием служит соответствующее решение или постановление.
Когда маркированный товар используется самой организацией: раздача образцов, использование в производственном процессе, корпоративные нужды. Не путать с продажей.
При процедуре ликвидации юридического лица или ИП все числящиеся на балансе коды маркировки подлежат выводу из оборота. Если код в статусе «Нанесён» - используется документ «Списание» с причиной «Ликвидация предприятия».
Когда партия товара отзывается производителем или по предписанию регулятора. Также используется при массовых рекламациях на определённую серию.
Резервная причина. При её выборе система предоставляет опциональное поле «Описание причины» для заполнения в свободной форме. Используйте, если ни одна из перечисленных причин не подходит.
Нюанс: если коды маркировки украденных товаров неизвестны (этикетки уничтожены), нужно восстановить их из системы через реестр КМ в ЛК ГИС МТ по адресу МОД и дате поступления на склад. При отсутствии возможности идентифицировать конкретные коды - обратитесь в службу техподдержки ЦРТП.
После электронного списания товар должен быть физически уничтожен или утилизирован так, чтобы его нельзя было повторно ввести в оборот. Выбросить «на свалку» - недостаточно: это может быть расценено как нарушение. Для значительных объёмов требуется привлечение специализированной организации с лицензией на обращение с отходами.
Сложная ситуация: при пожаре коды маркировки на товарах могут быть физически уничтожены вместе с товаром, и идентифицировать их сложно. В таких случаях составляется акт утраты по данным бухгалтерского учёта и данным реестра ГИС МТ. Восстановление перечня кодов - через ЛК по адресу МОД и датам поступления.
Система «Честный знак» при подаче документа «Вывод из оборота» или «Списание» требует указания реквизитов первичного учётного документа. Важно: сама ГИС МТ не проверяет содержание этого документа в режиме реального времени. Но при налоговой проверке или аудите его потребуют - и отсутствие надлежащего оформления создаст проблемы.
Ограничений по форме нет. Система ЧЗ принимает любой внутренний бухгалтерский документ. Можно использовать унифицированную форму ТОРГ-15 (акт о порче) или произвольный акт списания.
Все первичные документы, подтверждающие списание маркированного товара, храните минимум 5 лет. Налоговые органы вправе запросить их при проверке. Судебная практика подтверждает: при отсутствии надлежащего документального подтверждения расходы на списание могут быть не признаны, а НДС - не принят к вычету.
После того как документы оформлены, переходим к технической части - подаче сведений в систему. Три способа: вручную через ЛК, загрузкой файла и через учётную систему.
Система поддерживает массовый вывод через загрузку списков кодов в формате .xlsx (Excel) - построчно. Это оптимальный вариант при десятках и сотнях позиций. Формат файла: один код идентификации в каждой строке. При создании документа выберите «Загрузить файл» вместо ручного ввода.
При наличии интеграции с ГИС МТ через API или через 1С-конфигурацию списание можно провести прямо из привычного интерфейса. Документ «Вывод из оборота с причиной Порча, утеря товара» создаётся в 1С:Розница и автоматически отправляется в ЧЗ. Это наиболее удобный вариант для регулярных операций.
Согласно п. 116 ПП РФ от 31.05.2025 №820, при выводе из оборота по основаниям, не являющимся розничной продажей, участник обязан подать сведения в ГИС МТ в течение 3 рабочих дней с даты составления первичного учётного документа, подтверждающего вывод из оборота.
| Ситуация | Срок подачи | Основание |
|---|---|---|
| Стандартный вывод из оборота (порча, утрата, уничтожение) | 3 рабочих дня | ПП РФ №820 от 31.05.2025, п. 116 |
| Истечение срока годности | 3 рабочих дня | С момента обнаружения/даты истечения |
| Труднодоступные местности без стабильного интернета | 30 кал. дней | Специальный порядок |
| Пиво в кегах - постановка/снятие с крана | Следующий рабочий день | Особенность товарной группы |
Ошибка: указание неверной причины выбытия. Списание по фиктивной причине (например, «использование для собственных нужд» вместо «утраты» при краже) является нарушением. Система не проверяет соответствие в режиме реального времени, но при проверке несоответствие причины имеющимся документам может стать основанием для претензий.
Ошибка: подача «Вывода из оборота» вместо «Списания» для кодов в статусе «Нанесён». Документ «Вывод из оборота» принимает только коды в статусе «В обороте». Если код ещё в статусе «Эмитирован» или «Нанесён» - нужен именно документ «Списание», который работает с любым из этих статусов.
Ошибка: несвоевременная подача сведений. «Разберёмся после инвентаризации» превращается в просроченный трёхдневный срок. Подавать сведения нужно именно в течение 3 рабочих дней с даты первичного документа - не с даты фактической утраты, а с даты оформления акта.
Ошибка: отсутствие первичного документа при наличии электронного вывода из оборота. ГИС МТ принимает документ с любым номером и датой - проверки соответствия нет. Но при налоговой проверке документ запросят. Сначала акт - потом списание в системе, а не наоборот.
Ошибка: использование «Вывода из оборота» для молочной продукции и воды вместо нужной формы. Для этих групп действует особый порядок - только «Вывод из оборота», документ «Списание» не предусмотрен. Обращайте внимание на особенности конкретной товарной группы.
Разовое списание по очевидной причине - несложная процедура. Но бывают ситуации, когда всё запуталось: коды непонятно в каком статусе, инвентаризация выявила сотни расхождений, часть кодов принадлежит уже несуществующим поставщикам. Каждый такой случай требует отдельного разбора и правильной последовательности действий.
При этом цена ошибки - не только штраф, но и заморозка возможности работы с системой: при определённых нарушениях ГИС МТ может ограничить операции. Профессиональный аудит остатков занимает от нескольких дней до недели и даёт полную картину того, что происходит с вашим балансом.
Выявляем все расхождения между фактическими и учётными остатками, определяем причины, подготавливаем документы и проводим корректное списание. Абонентское сопровождение от 4 700 ₽/мес включает еженедельные проверки и помощь с выводом из оборота по любым причинам.
Любое выбытие маркированного товара не по причине розничной продажи - кража, порча, уничтожение, стихийное бедствие - требует обязательного отражения в ГИС МТ в течение 3 рабочих дней с даты составления первичного документа.
Сначала - оформить первичный документ (акт, справка, решение), затем - подать сведения в «Честный знак» через документ «Вывод из оборота» или «Списание» с правильной причиной выбытия. Документы хранить 5 лет. Не списывать - означает накапливать расхождения и риски штрафов.
Назад 
