Пошаговая инструкция для производителей, оптовиков и розницы - как передать товар и не потерять коды
Характерный пример: оптовик отгрузил партию обуви в розничный магазин. Коды отсканировали, УПД сформировали, документ ушёл через ЭДО. Магазин подписал приёмку. А через неделю выяснилось - в УПД указаны одни коды, а на товаре другие. Кладовщик ошибся при сканировании. Теперь покупатель не может продать эти ботинки на кассе - система блокирует. Возврат, переоформление, потерянные дни.
Отгрузка - самая уязвимая точка в цепочке маркировки. Именно при отгрузке формируется юридический документ (УПД), который фиксирует переход прав собственности и привязку кодов к новому владельцу в ГИС МТ. Ошибка здесь - это не просто расхождение в документах. Это заблокированный товар, просроченные сроки подачи, штрафы и испорченные отношения с контрагентами.
Разберём отгрузку детально: от подготовки документов до момента, когда оператор ЭДО передаёт данные в «Честный знак».
Прежде чем погружаться в механику, нужно понять: отгрузка маркированного товара - это не всегда одна и та же операция. Есть два принципиально разных сценария:
| Сценарий | Что происходит с кодами | Документ |
|---|---|---|
| Передача контрагенту (B2B) | Коды остаются в обороте, но переходят на баланс покупателя | УПД через ЭДО (подписывают обе стороны) |
| Вывод из оборота (продажа конечному покупателю, списание) | Коды выбывают из системы - товар больше не числится в обороте | Чек ККТ (розница) или документ вывода в ЛК «Честного знака» |
Эта статья - про первый сценарий: B2B-отгрузку между участниками оборота. Производитель отгружает оптовику, оптовик - рознице, дистрибьютор - сетям. Каждая такая операция оформляется электронным УПД с указанием кодов маркировки и проходит через ЭДО.
Шаг 1. Комплектация заказа и сканирование кодов. Кладовщик получает задание на сборку, отбирает товар со склада и сканирует код Data Matrix с каждой единицы. Если товар агрегирован (коробки, паллеты) - достаточно сканировать код агрегата. Все отсканированные коды фиксируются в учётной системе (1С, МойСклад, GetMark или другой).
Шаг 2. Формирование электронного УПД. Учётная система формирует универсальный передаточный документ, в который включены: реквизиты отправителя и получателя, перечень товаров, а также коды маркировки - поэкземплярно или по GTIN+количество (зависит от типа учёта для данной товарной группы).
Шаг 3. Подписание УКЭП отправителем. Продавец подписывает УПД своей квалифицированной электронной подписью. С этого момента документ считается отправленным.
Шаг 4. Передача через ЭДО. Документ уходит покупателю через оператора электронного документооборота. Если продавец и покупатель подключены к разным операторам ЭДО - работает роуминг (обмен документами между операторами).
Шаг 5. Проверка и подписание покупателем. Покупатель получает УПД, сканирует физически полученные коды и сверяет с тем, что указано в документе. Если всё совпадает - подписывает УПД своей УКЭП. С этого момента коды маркировки переходят на баланс покупателя в ГИС МТ.
Шаг 6. Автоматическая передача данных в «Честный знак». Оператор ЭДО автоматически отправляет подписанный обеими сторонами УПД в ГИС МТ. Коды меняют владельца в системе. Продавцу и покупателю ничего делать дополнительно не нужно.
⚠ Золотое правило:
Сначала сканируем - потом формируем УПД. Не наоборот. УПД должен содержать только те коды, которые реально отгружаются. Подмена кодов «по аналогии» - прямой путь к расхождениям.
Не для всех товарных групп требуется указывать в УПД каждый индивидуальный код. Формат зависит от типа учёта, действующего для конкретной категории на текущую дату.
| Тип учёта | Что указывается в УПД | Примеры товарных групп (на апрель 2026) |
|---|---|---|
| Объёмно-сортовой (ОСУ) | GTIN + количество единиц. Индивидуальные коды не обязательны | Косметика, бытовая химия, бакалея (снеки, специи) |
| Партионный | GTIN + количество + номер партии | Кондитерские изделия (с 01.07.2027) |
| Поэкземплярный (ПЭУ) | Каждый индивидуальный код маркировки | Обувь, одежда, молочная продукция, вода, шины, велосипеды, лекарства |
При ОСУ отгрузка проще: не нужно сканировать каждую единицу, достаточно указать код товара и количество. Но при ПЭУ - каждый код Data Matrix должен быть в УПД. Пропустили одну единицу - расхождение. Добавили лишнюю - тоже.
Переходы между типами учёта происходят по расписанию, утверждённому Правительством для каждой товарной группы. Перед отгрузкой убедитесь, какой тип учёта действует для вашей категории на дату отгрузки.
Отгрузка маркированного товара без ручной рутины
Сервис GetMark автоматизирует формирование УПД с кодами маркировки, передачу через ЭДО, складской учёт и агрегацию. Работайте в одном окне - без переключений между «Честным знаком», оператором ЭДО, GS1 и учётной системой.
Тариф «Старт» - до 5 000 КМ/год за 14 500 ₽/год. С полным функционалом - «Старт+» от 35 000 ₽/год. Для крупных объёмов - «Бизнес» (до 100 000 КМ) за 60 000 ₽/год.
С 1 января 2026 года электронный УПД стал основным документом, подтверждающим отгрузку товаров, работ и услуг. Старые форматы (ТОРГ-12, акты) упразднены. Для маркированных товаров ЭДО обязателен уже несколько лет - без него передача кодов в «Честный знак» невозможна.
Что нужно для работы с ЭДО при отгрузке:
Оператор ЭДО. Выбирайте из аккредитованных: Диадок (Контур), СБИС (Тензор), Такском, 1С-ЭДО и другие. Если контрагент использует другого оператора - убедитесь, что между операторами настроен роуминг.
УКЭП. Квалифицированная электронная подпись - для руководителя организации (получается в ФНС) или для уполномоченного сотрудника (в аккредитованном УЦ). Без УКЭП подписать УПД невозможно.
Бесплатная альтернатива - ЭДО Лайт. ЦРПТ предоставляет бесплатный сервис обмена УПД прямо в ЛК «Честного знака». Функционал ограничен (нет интеграции с учётными системами, нет автоматизации), но для небольших объёмов подходит.
Интеграция с учётной системой. 1С, МойСклад, GetMark и другие сервисы умеют формировать УПД и отправлять через ЭДО автоматически - без ручного переноса данных. При серьёзных объёмах это единственный рабочий вариант.
Если на складе 10 000 единиц товара и каждую нужно отсканировать отдельно - это часы работы и десятки потенциальных ошибок. Агрегация решает эту проблему.
При агрегации единицы товара объединяются в транспортную упаковку (короб, паллету) с одним общим кодом. Этот код «содержит» в себе информацию обо всех вложенных единицах. При отгрузке достаточно отсканировать код короба или паллеты - система автоматически включит в УПД все вложенные коды.
Уровни агрегации:
— Единица товара → код Data Matrix на каждой единице.
— Групповая упаковка (КИГУ) → пак из нескольких единиц (блок, упаковка из 6 штук).
— Транспортная упаковка (КИТУ) → короб, паллета для логистики.
Агрегаты многоуровневые: единицы → короба → паллеты. При сканировании верхнего уровня система «видит» все нижние.
Важно: если перед отгрузкой из агрегата изъяли часть единиц (разобрали короб), агрегат необходимо расформировать в системе. Иначе в УПД уйдут все коды, включая те, которые физически не отгружены.
Отгрузка - процесс двусторонний. Продавец формирует и отправляет УПД, покупатель - принимает и подтверждает. Пока покупатель не подписал УПД своей УКЭП, коды маркировки остаются на балансе продавца.
Действия покупателя:
1. Получить УПД через ЭДО. Документ появляется в личном кабинете оператора ЭДО или в учётной системе.
2. Физически просканировать все полученные коды. Сверить отсканированные коды с перечнем в УПД. Три возможных исхода:
— Полное совпадение → подписать УПД. Приёмка завершена.
— Частичное расхождение → частичная приёмка: принять товар с корректными кодами, сформировать акт расхождений. Продавец корректирует УПД (или формирует УКД - корректировочный документ).
— Полное несовпадение → отклонить УПД. Товар возвращается продавцу.
3. Подписать УПД. После подписания коды переходят на баланс покупателя. Оператор ЭДО автоматически уведомляет «Честный знак».
Практика показывает: основная причина отклонённых УПД - пересортица при комплектации. Кладовщик отсканировал одни коды, а в коробку положил другие. Визуально товар одинаковый, но коды - разные.
Сроки подачи УПД зависят от товарной группы. Общее правило: УПД должен быть подан не позднее установленного срока с момента физической отгрузки. Для большинства товарных групп - в течение 3 рабочих дней.
Для удалённых местностей (без стабильного интернета): продавец обязан подать УПД в течение 3 рабочих дней с момента физической отгрузки, покупатель может принять его в течение 30 календарных дней.
Покупатель не подписывает УПД. Если покупатель не подписал УПД в разумный срок, коды остаются на балансе продавца. Товар физически у покупателя, а юридически - у продавца. Это создаёт расхождение, которое видно при проверках. Решение - контролировать статус УПД и напоминать контрагенту о подписании.
Отмена отгрузки. Если после отправки УПД выяснилось, что отгрузка ошибочна - документ можно аннулировать до того, как покупатель его подпишет. После подписания обеими сторонами потребуется формировать новый УПД на возврат.
Настроим отгрузку маркированного товара под ключ
GetMark - не только ПО, но и экспертиза. Подключение к ЭДО, настройка формирования УПД, интеграция со складом, обучение кладовщиков. Абонентское сопровождение - еженедельные проверки и помощь с документами.
Модели сотрудничества:
• Подписка на ПО - от 14 500 ₽/год. Для полного функционала - «Старт+» от 35 000 ₽/год.
• Маркировка под ключ - полный цикл от регистрации до первой отгрузки.
• Консалтинг - разовые консультации для тех, кто настраивает процессы самостоятельно.
Торговые сети (X5, Магнит, Лента и другие) используют систему EDI (Electronic Data Interchange) для обмена коммерческими документами. В контексте маркировки это даёт дополнительный уровень защиты от ошибок.
Как это работает:
1. DESADV (уведомление об отгрузке). При сборке заказа поставщик формирует уведомление об отгрузке, в которое включает коды маркировки по каждой позиции. Уведомление уходит покупателю до физической отгрузки.
2. RECADV (уведомление о приёмке). Покупатель сканирует полученные коды и сверяет с DESADV. Если обнаружены расхождения - они фиксируются в RECADV ещё до подписания УПД.
3. Формирование УПД. На основе согласованных данных формируется УПД, в котором уже точно нет ошибок. Это сокращает количество отклонённых документов и возвратов.
EDI-интеграция - не обязательное требование. Но для поставщиков крупных сетей это стандарт. СБИС, Контур.EDI, Корус Консалтинг и другие платформы поддерживают обмен DESADV/RECADV с кодами маркировки.
Код в УПД не совпадает с кодом на товаре. Самая распространённая ошибка. Кладовщик отсканировал один товар, а в коробку положил другой (визуально одинаковый). Покупатель при сканировании обнаруживает расхождение - УПД отклоняется.
Агрегат не расформирован перед поштучной отгрузкой. Из короба с 50 единицами нужно отгрузить 10. Если агрегат не расформирован - в УПД уйдут все 50 кодов. У покупателя окажется 10 единиц, а по документам - 50.
УКЭП просрочена. Срок действия электронной подписи истёк. УПД не подписывается. Отгрузка стоит, пока подпись не обновлена. Процесс получения новой УКЭП - от 1 до 5 рабочих дней.
Нет роуминга между операторами ЭДО. Продавец на Контуре, покупатель на СБИС. Если роуминг не настроен - документ не доходит. Решение: предварительно проверять роуминг или использовать одного оператора с контрагентом.
Коды не введены в оборот. Производитель отгружает товар, но забыл ввести коды в оборот. В УПД коды есть, но в ГИС МТ они имеют статус «эмитированы», а не «в обороте». Покупатель не сможет их принять.
Дублирование кодов. Один и тот же код указан в двух разных УПД. Второй документ будет отклонён системой. Причина - код уже передан другому владельцу первым УПД.
Дистанционная продажа (интернет-магазин). Если покупатель - физлицо, не зарегистрированное в «Честном знаке», товар выводится из оборота. Способ: документ «Вывод из оборота» с причиной «Дистанционная продажа» в ЛК - до передачи заказа курьеру или логистической компании. Или через кассу - при передаче заказа покупателю лично.
Отгрузка на маркетплейс (FBO/FBY). При отгрузке на склад маркетплейса формируется УПД через ЭДО. Коды переходят на баланс маркетплейса. Дальнейший вывод из оборота при продаже конечному покупателю - ответственность маркетплейса (при FBO/FBY).
Экспорт за пределы ЕАЭС. Товар выводится из оборота с причиной «Экспорт». УПД не формируется. Вывод оформляется через ЛК «Честного знака» или через учётную систему.
Отгрузка в труднодоступные местности. Если покупатель находится в местности без стабильного интернета - продавец подаёт УПД в течение 3 рабочих дней с момента физической отгрузки. Покупатель может принять документ в течение 30 календарных дней.
Автоматизация всех складских операций с маркировкой
GetMark заменяет ручную работу в шести системах: Честный знак, ЭДО, СУЗ, ГИС МТ, GS1, Нац. Каталог. Массовый заказ кодов, формирование УПД, агрегация, складской учёт, конструктор этикеток, разграничение прав доступа.
Тарифы:
• «Старт» - до 5 000 КМ/год: 14 500 ₽/год
• «Средний» - до 20 000 КМ/год: 40 000 ₽/год
• «Бизнес» - до 100 000 КМ/год: 60 000 ₽/год
• «Макси» - до 500 000 КМ/год: 80 000 ₽/год
Отгрузка маркированного товара - не просто перемещение коробок из точки А в точку Б. Это юридический процесс передачи прав собственности на каждый код маркировки, зафиксированный в государственной информационной системе.
Ошибка в УПД - это не «поправим потом». Это заблокированный товар у покупателя, расхождения в ГИС МТ, отклонённые документы и потерянное время. Каждый лишний или пропущенный код - потенциальный штраф.
Три элемента надёжной отгрузки: сканирование до формирования УПД (а не после), контрольная сверка перед отправкой и мониторинг статуса подписания покупателем. Автоматизируйте то, что можно автоматизировать. А то, что нельзя - контролируйте регламентами и обучением персонала.
Назад 
