×
ЭДО для маркировки: как передаются коды и происходит работа
724

ЭДО для маркировки: как передаются коды и происходит работа

ЭДО для маркировки: как передаются коды и происходит работа

С введением цифровых меток дата матрикс изменились не только физические процессы обработки продукции. О смене собственника маркированного товара нужно уведомить оператора маркировки. Система Честный ЗНАК получает данные в виде электронных сообщений от участников оборота. Лучшим решением для передачи сведений будет система электронного документооборота. Расскажем, зачем нужен ЭДО для маркировки, как передаются коды и как выбрать и подключить оператора электронного документооборота.

Что такое ЭДО и УПД в маркировке

Электронный документооборот — это обмен между компаниями документами в электронном виде. Передача происходит по специальным каналам связи, которые гарантируют защиту информации. ЭДО — общеиспользуемое сокращение. Чтобы поставить подпись и печать используется ЭП (электронная подпись). Передаваемые файлы с ЭП юридически эквивалентны бумажным формам. Условия, при которых заверенный файл получает юридический статус, описаны в 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Программа электронного обмена напоминает электронную почту. Отправитель заполняет документ, подписывает и направляет получателю. Получатель видит поступивший файл в папке «Входящие», принимает или отклоняет. Актуальный статус виден обеим сторонам.

Оператор ЭДО создает надежный канал передачи, проверяет легитимность используемой ЭП и соответствие форматов. Кроме того, он выступает третьей стороной: может дать подтверждение, что состоялась отправка, получение или подписание.

Универсальный передаточный документ (УПД) — это электронная бухгалтерская «первичка». Содержит сведения об отгруженных товарах, работах или услугах и о передаче прав собственности. Формат УПД и рекомендации по заполнению реквизитов введены в 2013 году письмом Федеральной налоговой службы. В УПД присутствуют признаки первичного документа и счета-фактуры в зависимости от роли:

  • СЧФДОП = накладная + счет-фактура;
  • ДОП = накладная;
  • СЧФ = счет-фактура.

Содержание УПД соответствует правилам заполнения реквизитов в формах, которые он заменяет. С 1 января 2020 года применяется только новый формат УПД, прописанный в приказе налоговой службы. В том числе в нем отражены изменения, связанные с маркировкой. 

При передаче в УПД прописываются коды маркировки. С УПД можно работать в веб-интерфейсе оператора электронного документооборота: оформить накладную или принять товары. У большинства операторов получение документов в базовых пакетах бесплатно. Второй вариант — работа в учетной системе, которая интегрирована с ЭДО. 

Кто должен работать с ЭДО и с какими товарами

Внедрение обмена документами через ЭДО – один из обязательных этапов организации маркировки. Электронный документооборот нужен при передаче маркированных товаров между участниками. Приемка с кодами маркировки происходит только через электронные УПД. 

Для обуви, легпрома, шин, духов и фотоаппаратов предусмотрена прямая подача сведений в личном кабинете ГИС МТ Честный ЗНАК: зайти в личный кабинет, сформировать отгрузку или приемку, указать коды маркировки передаваемых ТМЦ, подписать УКЭП. Однако такой прямой метод – временный способ, доступный только на этапе внедрения цифровой маркировки.

В соответствии с Постановлением Правительства N2464 от 31 декабря 2020 года предусмотрен обязательный переход на использование ЭДО для всех товарных групп и всех участников. С 1 января 2022 года метод прямой подачи сведений будет отключен. Предприниматели не смогут передавать данные напрямую в Честный ЗНАК, только с помощью ЭДО.

Напомним, какие группы товаров сейчас подлежат обязательной маркировке:

  • Табак — Постановление Правительства 224 от 28 февраля 2019 года.
  • Одежда (отдельные категории легпрома) — Постановление Правительства 1956 от 31 декабря 2019 года.
  • Фотокамеры и вспышки — Постановление Правительства 1953 от 31 декабря 2019 года.
  • Лекарства — Постановления Правительства 1556, 1557 от 14 декабря 2018 года и 1779 от 2 ноября 2020 года.
  • Обувь — Постановление Правительства 860 от 5 июля 2019 года.
  • Шины — Постановление Правительства 1958 от 31 декабря 2019 года.
  • Молоко — Постановление Правительства 2099 от 15 декабря 2020 года.
  • Упакованная вода — стартует с 1 сентября 2021 года.
  • Шубы — перенесены в Честный ЗНАК с 1 июня 2019 года.

Также в системе Честный ЗНАК проводятся эксперименты по маркировке: 

  • БАД — до 31 августа 2022 года.
  • Пиво — до 31 августа 2022 года.

Маркировка без ЭДО — возможно?

Для нанесения DataMatrix ЭДО не нужно. Необходимость использовать систему обмена электронными документами возникает, когда происходит передача права собственности на ТМС с марками. Именно в этот момент нужно формировать УПД, наполненный кодами маркировки. На основе УПД ведется отгрузка и приемка , сверяются коды дата матрикс на упаковке.

Как уже писали ранее, отгружать и принимать товары с цифровой маркировкой без ЭДО не получится. Однако, есть варианты работы без подключения к коммерческому документообороту. Например, в сервисе автоматизации маркировки и учета продукции GetMark ЭДО уже встроен, и обмениваться УПД с контрагентами можно сразу после подключения и оплаты лицензии.

GetMark упрощает работу с маркировкой:

При отгрузке: возможна автоматическая агрегация из заказа кодов маркировки с печатью этикетки в формате «на упаковку», товар добавляется в заказ при сканировании кода маркировки, заказ на отгрузку создается из заявки на «ввод в оборот», программой выполняется проверка на пересорт;

При приемке: карточки товаров создаются автоматически при загрузке поступления, приемка создается из данных Честного ЗНАКа после отгрузки поставщиком, возможно автоматическое создание возврата из отгрузки;

Встроенный сканер: бесплатное в рамках лицензии мобильное приложение позволяет сканировать маркировку через камеру мобильного телефона;

Все нужные интеграции: встроен автоматический обмен данными с Честным ЗНАКом, GS1 и Национальным каталогом. Открытое API позволит настроить обмен с любыми учетными системами: 1C, SAP, Мойсклад и наладить работу маркетплейсами;

Созданное в партнерстве с ЦРПТ, программное решение GetMark позволяет предпринимателям использовать преимущества цифровой маркировки, внедрять на ее основе автоматизацию бизнес-процессов и аналитику;

Подходит под все виды бизнеса: производители, оптовики, поставщики маркетплейсов, импортеры и розница — подберем решение для компаний любой структуры и размера;

Использует современные технологии: на всех тарифах бесплатно предоставляется мобильная УКЭП и мобильное приложение — весь необходимый функционал для работы через смартфон. Веб-интерфейс упрощает организацию работы в сервисе для сотрудников;

Дает детальную картину: ведение нескольких юридических лиц в рамках одного личного кабинета, возможность организовать адресное хранение, учет ТМЦ и складов, встроенная аналитика.

Узнайте больше о возможностях и протестируйте программу, заказав презентацию системы GetMark — IT-решения, с которым работа с маркировкой станет быстрее и проще.

Как передаются коды маркировки через электронный документооборот

Информация о сделке передается в систему Честный ЗНАК только в электронном виде. Документ, в котором содержатся сведения о смене собственника — электронный УПД. При отгрузке маркированной продукции поставщик формирует УПД и указывает данные о маркировке. Вместо кодов маркировки каждого товара УПД может содержать КИТУ — коды идентификации транспортной упаковки. КИТУ наносится на логистическую упаковку и содержит информацию о дочерних кодах. 

Каждый код при отгрузке сканируется. Проверка, что отгружаемые коды считываются и находятся в обороте, позволит избежать несоответствий в приемке на стороне покупателя. Удобно совмещать операции и наполнять заказ на отгрузку сканированием кодов дата матрикс. Так организован процесс в сервисе GetMark. 

Готовый документ подписывается ЭП и через оператора электронного документооборота передается покупателю. Как только грузополучатель подтвердит приемку и подпишет УПД электронной подписью, сведения о смене собственника поступят в систему мониторинга и коды маркировки перейдут с отправителя на получателя.

Честный ЗНАК получит данные о сделке, если:

  1. Поставщик и/или получатель зарегистрированы в ГИС МТ Честный ЗНАК;
  2. УПД содержит коды маркировки передаваемых товаров и подписан обеими сторонами;
  3. Между контрагентами настроен обмен электронными документами;
  4. С оператором ЭДО заключено соглашение на передачу данных в Честный ЗНАК.

Напомним, что передавать сведения в систему мониторинга участники оборота обязаны по закону, иначе грозят штрафы. Расхождение данных по маркировке в УПД и на товарах может вызвать вопросы у налоговой службы. Товары без маркировки нельзя хранить, перевозить и продавать. С поставщиком, не зарегистрированным в системе Честный ЗНАК, контрагенты откажутся работать.

Как принимать маркированные товары в ЭДО

Покупателю товара по системе электронного документооборота поступает УПД. При приемке ТМЦ проверяется не только по качеству и количеству. Для маркированной продукции добавляется еще одна операция — сканирование кодов маркировки. С помощью 2D сканера или терминала сбора данных сотрудник считывает коды дата матрикс. Каждый код сверяется с документом поставщика и параллельно проверяется на факт регистрации в системе мониторинга. Если товар собран в транспортную упаковку — сканируется этикетка с КИТУ и проверяется состав агрегата. 

Распоряжаться полученным маркированным товаром покупатель не сможет до передачи сведений о сделке в Честный ЗНАК, а также в случае несоответствия данных о маркировке. Если коды в УПД не совпадут с фактически поступившими, коды маркировки не будут принадлежать покупателю, а значит реализовать такую продукцию не получится.

Если найдены несоответствия при приемке по качеству, количеству или кодам маркировки, поставщику направляется сообщение о выявленных несоответствиях в виде ТОРГ-2, Уведомления об уточнении или в свободной форме, например, электронного письма. Эти сведения в Честный ЗНАК не передаются: система не обрабатывает электронную версию ТОРГ-2 и уведомление об уточнении.

Поставщик вносит изменения или формирует УКД (универсальный корректировочный документ) и направляет корректировки получателю. Откорректированный комплект подписывается УКЭП. Оператор ЭДО отправляет в систему маркировки необходимую информацию и Честный ЗНАК регистрирует сведения об обороте кодов маркировки. Как при приемке, так и при отгрузке лучшим решением для передачи сведений в систему Честный ЗНАК является ЭДО.

Как выбрать и подключить цифровой документооборот

При подключении электронного обмена документами, в первую очередь, стоит проанализировать как организованы процессы в компании и взаимодействие с контрагентами. ЭДО подойдет для обмена УПД, организации документооборота с партнерами или создания системы электронного документооборота, затрагивающей как внутренние, так и внешние процессы. 

Оператор маркировки ЦРПТ для малого и среднего бизнеса создал бесплатный сервис — ЭДО Лайт. В нем реализована работа с электронным документооборотом через личный кабинет Честного ЗНАКа. Работает Лайт только со стандартными форматами УПД и УКД. В сервисе невозможен обмен документами без кодов маркировки. В год через api ЭДО Лайт пропускает до 1000 пакетов документов. Для крупных компаний и если обмен не ограничивается документами с маркировкой, функционала ЭДО Лайт будет недостаточно. В этом случае лучше выбрать и подключить коммерческий сервис.

Альтернативой коммерческому сервису станет программное решение по работе с маркировкой, в котором ЭДО уже встроен. Такую возможность дает Saas-сервис по автоматизации маркировки и учета товаров GetMark. 

Критерии выбора оператора ЭДО

Операторы отличаются не только ценой за пакет отправленных документов, но и набором возможностей по организации электронного обмена документами.

Роуминг.

Если контрагенты уже используют электронный документооборот, для организации обмена нужно подключиться к тому же оператору или настроить роуминг. Не все операторы совместимы друг с другом. Подобрать подходящих поможет таблица РОСЭУ. Это название организации, координирующей развитие систем электронного взаимодействия.

Типы документов.

Важно уточнить какие типы документов поддерживает система ЭДО. Сравните формализованные, произвольные формы или электронные файлы, например, XML со списком применяемых в вашей организации.

Хранение документов.

Документы, подписанные УКЭП — юридически значимые. Их достаточно хранить только в электронном виде. Уточните у оператора стоимость, сроки хранения и емкость электронного архива. Выясните, как организовано хранилище и насколько оно надежно. 

Интеграция.

ЭДО предстоит встроить в текущую информационную систему. Обратите внимание на возможности интеграции, например, с внутренними учетными системами компании. Проверьте, насколько совместимо решение с текущей IT-инфраструктурой компании и потребуются ли программные доработки. 

Интерфейс.

Оцените удобство программы для пользователя: чем проще и логичнее организован интерфейс, тем меньше времени потребуется на обучение персонала и внедрение электронного документооборота.

Надежность.

На сайте федеральной налоговой службы ведется реестр операторов ЭДО. Это проверенные организации, подтвердившие свою надежность и доверие. Лучше выбирать из указанного списка. 

Стоимость.

Сравните тарифные планы операторов и включенный в них пакет услуг. Полезно еще до заключения договора обратить внимание на дополнительные услуги. Возможно, какие-то из них понадобятся на постоянной основе и это сильно изменит расклад по цене.

Как начать обмениваться электронными документами

Как только оператор ЭДО выбран и с ним заключен договор, организовать обмен просто. 

  1. Получить идентификатор участника;
  2. Настроить роуминг;
  3. Заключить дополнительное соглашение с партнерами о переходе на обмен документов в электронном виде;
  4. Обменяться приглашениями с контрагентами;
  5. Перейти на поставки по УПД.

Какое-то время потребуется на внедрение системы электронного документооборота: настройку бизнес-процессов, обучение персонала и организацию обмена. Зато потом можно будет всецело оценить преимущества ЭДО для бизнеса.

Преимущества использования электронного документооборота

Экономия на канцелярии и содержании архива.

ЭДО позволит отказаться от бумажного документооборота. Как только обмен документами перейдет в электронную систему, статья расходов на бумагу сократиться. Каждый лист обходится компании в 60 копеек и это без стоимости печати и ФОТ. Сюда же прибавляются расходы на конверты и цена почтовых и курьерских услуг. Дополнительно сэкономите на содержании архива — не придется оборудовать отдельное помещение.

Ускорение бизнес-процессов.

Электронная система обмена — возможность для автоматизации процессов. Сканирование, формирование комплектов, заверение подписью и печатью организации, на эти операции на больших объемах отгрузок тратится много времени. С ЭДО формирование и отправка комплектов займет считанные минуты. Процесс обмена происходит моментально. Актуальный статус виден обеим сторонам.

Гарантия конфиденциальности.

Юридически значимые документы при использовании ЭДО защищены. Обмен происходит по специальным каналам связи, доступ к папкам закрыт от посторонних. Документ не будет утерян или испорчен.

Удобство и прозрачность

Каждый этап работы с документом фиксируется. Оператор ЭДО проверит подпись и соответствие формата, зафиксирует время отправки и данные пользователя. Работать с документами можно в любое время и на любом устройстве.

Автоматизация процессов повышает скорость работы и снижает количество ошибок. При использовании электронного документооборота документы будут оформлены корректно, ведь система сопоставит данные автоматически. Останется только подписать файл ЭП и отправить его контрагенту.

Количество показов: 724
Назад к списку статей

Статья оказалась полезной?
Расскажите о ней другим предпринимателям

Статьи, которые могут быть вам интересны: