Сколько хранить документы по маркировке: УПД, чеки и отчёты

Q: Нужно ли хранить кассовые чеки?

Сами чеки - нет. Оператор фискальных данных хранит их пять лет в неизменяемом виде, и налоговая запрашивает чеки у него. А вот фискальный накопитель после замены нужно сохранить на пять лет с даты завершения его использования.

Приходит проверка, и инспектор просит показать УПД по партии маркированного товара, которую вы отгрузили пару лет назад. Вопрос, который в этот момент возникает у многих: а сколько эти документы вообще нужно хранить и где они должны лежать? С маркировкой документов заметно больше, чем кажется, - УПД, отчёты о нанесении, чеки, разрешительная документация, - и у каждого свои правила. Разберём по порядку: что и сколько хранить, как устроен электронный архив и что именно спросят при проверке.

Базовое правило простое. Первичные учётные документы, к которым относится и УПД с кодами маркировки, хранятся не менее пяти лет после отчётного года - это закреплено в законе о бухгалтерском учёте № 402-ФЗ и стандарте ФСБУ 27/2021. Тот же пятилетний срок действует для налоговых документов по Налоговому кодексу. Но маркировка добавляет специфику: часть сведений живёт в системе «Честный ЗНАК», часть - у оператора фискальных данных, а часть вы храните сами. Собрали всё в таблицу.

Документы по маркировке - в одном месте и под рукой

GetMark делает маркировку товаров под ключ, а облачный сервис getmark.ru хранит историю операций по кодам: когда заказаны, введены в оборот, переданы по УПД и выведены. Если нагрянет проверка, не придётся собирать документы по разным системам - выгрузка с датами и статусами уже готова. Заказ кодов, УПД, ввод и вывод из оборота ведутся в одном окне, а не в трёх разных сервисах.

Навести порядок в документах

Сводная таблица сроков хранения

Вот основные документы, которые возникают при работе с маркированным товаром, и сроки их хранения. Обратите внимание: некоторые из них хранит не сам бизнес, а оператор или система.

Документ	Срок	Кто хранит
УПД с кодами маркировки (приёмка, отгрузка)	Не менее 5 лет	Организация (в своём или облачном архиве ЭДО)
Налоговые документы (счета-фактуры, декларации)	5 лет	Организация
Кассовые чеки (вывод из оборота)	5 лет	Оператор фискальных данных
Фискальный накопитель	5 лет с даты завершения использования	Организация
Отчёты о нанесении, ввод и вывод из оборота	Хранятся в системе; первичка - 5 лет	ГИС МТ и организация
Разрешительная документация (сертификаты, декларации)	Срок действия и далее по архивным правилам	Организация

С какого момента считать пять лет. Отсчёт идёт не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором документ использовался последний раз. То есть УПД, по которому вы отчитались в 2026 году, хранится как минимум до конца 2031 года. И ещё важное правило: уничтожить первичку по истечении срока можно только после того, как её проверили налоговая и другие контролирующие органы. Если по документу шла проверка или спор, срок фактически удлиняется.

Электронные документы: тот же срок, свои требования

Маркировка почти вся построена на электронном документообороте, и электронные УПД хранятся ровно столько же, сколько бумажные, - не меньше пяти лет. Они полноценно юридически значимы, потому что подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью. Обычно такой архив ведёт оператор ЭДО на защищённых серверах, но ответственность за сохранность всё равно лежит на организации.

Правила электронного архива. Документы должны быть защищены от несанкционированного доступа и изменений. Примерно раз в пять лет носители проверяют на работоспособность и читаемость, а при смене программного обеспечения файлы переводят в новый читаемый формат - иначе через годы их будет нечем открыть. Уничтожать электронные документы до конца срока нельзя. И отдельное правило: нельзя отсканировать бумажный оригинал и выбросить бумагу, пока не истёк срок хранения - скан не заменяет оригинал.

Не хотите держать в голове, где какой документ?

Облачный сервис getmark.ru ведёт историю операций по каждому коду и связывает её с документами оборота. Когда нужна выгрузка за конкретный период - по приёмке, отгрузке или выводу из оборота, - она собирается за минуты, а не поднимается по архивам вручную. А маркировку GetMark делает под ключ, чтобы документы формировались корректно с самого начала и потом не приходилось искать, чего не хватает.

Посмотреть, как работает сервис

Чеки и фискальные данные - особый случай

С кассовыми чеками, которыми выводят маркированный товар из оборота, всё устроено удобнее, чем кажется. Оператор фискальных данных хранит все чеки в неизменяемом виде пять лет, и налоговая при проверке запрашивает их напрямую у ОФД. Поэтому продавцу самому хранить бумажные или электронные копии чеков не обязательно. Что действительно нужно сохранить - это фискальный накопитель: после замены его хранят пять лет с даты завершения использования. В нём записаны все пробитые чеки, и именно накопитель могут запросить при проверке кассовой дисциплины.

Что запросят при проверке

Проверки по маркировке проводят Роспотребнадзор, ФНС и другие органы, а часть контроля идёт автоматически - через сверку данных в «Честном ЗНАКе» и у ОФД. Вот что обычно хотят увидеть.

Документ	Что подтверждает
УПД с кодами маркировки	Легальное движение товара по цепочке, приёмку и отгрузку
Документы ввода в оборот и отчёты о нанесении	Что товар введён в оборот, а коды нанесены законно
Чеки вывода из оборота (через ОФД)	Корректный вывод товара при продаже
Разрешительная документация	Соответствие товара обязательным требованиям
Договоры с ОФД и оператором ЭДО	Что настроены передача сведений и документооборот

Отсутствие документов бьёт дважды. Во-первых, нарушение правил хранения бухгалтерских документов само по себе наказуемо - это грубое нарушение требований к учёту по статье 15.11 КоАП РФ. Во-вторых, без документов гораздо труднее защититься, если возник спор по маркировке: доказать, что коды нанесены и сведения переданы вовремя, нечем. Поэтому архив - это не бюрократия ради бюрократии, а ваша страховка на случай проверки или автоштрафа.

Подготовим документы и процессы к любой проверке

Консалтинг GetMark - это маркировка под ключ и настройка документооборота: корректные УПД, отчёты о нанесении, ввод и вывод из оборота, ЭДО. А облачный сервис getmark.ru хранит историю операций, из которой легко собрать выгрузку для проверки. Подключение «под ключ» - от 7 000 ₽ (базовое) или от 10 000 ₽ (расширенное, с настройкой ЭДО).

Записаться на консультацию

Частые вопросы и ответы

Сколько хранить УПД по маркированному товару?

Не менее пяти лет после отчётного года. УПД - это первичный учётный документ, и на него распространяются общие правила закона о бухучёте № 402-ФЗ и Налогового кодекса. Электронный УПД хранится столько же, сколько бумажный.

С какого момента считать пять лет?

С 1 января года, следующего за годом, в котором документ использовался последний раз, а не с даты самого документа. Например, документ 2026 года хранится минимум до конца 2031 года.

Нужно ли хранить кассовые чеки?

Сами чеки - нет. Оператор фискальных данных хранит их пять лет в неизменяемом виде, и налоговая запрашивает чеки у него. А вот фискальный накопитель после замены нужно сохранить на пять лет с даты завершения его использования.

Где хранятся отчёты о нанесении и ввод в оборот?

Сами операции фиксируются в системе «Честный ЗНАК» и доступны в личном кабинете. Но подтверждающие первичные документы - например, УПД - организация хранит у себя не менее пяти лет.

Электронные документы хранятся меньше бумажных?

Нет, срок одинаковый - не менее пяти лет. Электронный УПД, подписанный усиленной квалифицированной подписью, юридически равнозначен бумажному, и уничтожать его раньше срока нельзя.

Можно ли отсканировать бумагу и выбросить оригинал?

Нет. Пока не истёк срок хранения, уничтожать бумажный оригинал, оставив только скан, нельзя. Электронные копии можно делать для удобства поиска и пересылки, но они не заменяют оригинал.

Кто отвечает за сохранность электронного архива?

Организация. Даже если архив ведёт оператор ЭДО на своих серверах, ответственность за сохранность и читаемость документов лежит на бизнесе. Нужно защищать доступ и периодически проверять состояние файлов.

Что запрашивают при проверке маркировки?

УПД с кодами, документы ввода в оборот и отчёты о нанесении, данные о выводе из оборота через кассу, разрешительную документацию, договоры с ОФД и оператором ЭДО. Часть данных проверяющие сверяют автоматически.

Чем грозит отсутствие документов?

Нарушение правил хранения бухгалтерских документов наказуемо по статье 15.11 КоАП РФ как грубое нарушение требований к учёту. Кроме того, без документов сложно доказать свою правоту при споре по маркировке или автоштрафе.

Можно ли уничтожить документы сразу по истечении 5 лет?

Только после того, как их проверили налоговая и другие контролирующие органы. Если по документу шла проверка или спор, срок фактически продлевается до её завершения. Уничтожение оформляют актом.

Сколько хранить сертификаты и декларации на товар?

Разрешительную документацию хранят в течение срока её действия и далее по установленным архивным правилам. При проверке её запрашивают, чтобы подтвердить соответствие товара обязательным требованиям, поэтому выбрасывать её сразу после окончания срока действия не стоит.

Как упростить хранение документов по маркировке?

Вести электронный архив через оператора ЭДО и держать историю операций по кодам в одном сервисе. GetMark делает маркировку под ключ, а сервис хранит историю операций, из которой легко собрать выгрузку для проверки.

Главное правило хранения документов

Запомнить проще, чем кажется: базовый срок для документов по маркировке - пять лет, и считать их нужно с 1 января следующего года. УПД и первичку храните сами, чеки за вас хранит оператор фискальных данных, но фискальный накопитель после замены оставьте на пять лет. Электронный архив приравнен к бумажному: защищайте доступ, проверяйте читаемость и не уничтожайте документы раньше срока. И держите под рукой то, что спросят при проверке, - УПД с кодами, документы ввода и вывода из оборота, разрешительную документацию. Аккуратный архив - это не лишняя работа, а ваша защита от штрафов и спорных автоштрафов.

Материал носит информационный характер, данные актуальны на 8 сентября 2026 года. Сроки и правила хранения документов устанавливаются законодательством о бухгалтерском учёте, Налоговым кодексом, законами № 54-ФЗ и № 125-ФЗ и могут меняться - перед принятием решений сверяйтесь с действующими редакциями нормативных актов и, при необходимости, консультируйтесь с бухгалтером или юристом.

Эксперт GetMark

Алёна Захарова

Руководитель по продукту GetMark, эксперт по внедрению маркировки