Строка 5а в УПД: как заполнить документ об отгрузке

Строка 5а «Документ об отгрузке» - одна из тех мелочей в УПД, из-за которой бухгалтеры теряют время, а учётные системы выдают спорные значения. Вопросов много: что именно писать, когда указывать реквизиты самого УПД, а когда - накладной, чем отличается заполнение при статусе 1 и статусе 2 и почему формулировка «Тот же» больше не годится. В 2026 году правила уточнились, форма счёта-фактуры изменилась, а сам УПД стал основным электронным документом для отгрузок. Разберём строку 5а по порядку - с примерами и списком типичных ошибок.

Тема особенно актуальна для тех, кто работает с маркированными товарами: коды маркировки передаются именно в электронном УПД, и любые ошибки в его оформлении - включая строку 5а - тормозят приёмку и сверку. Чем чище заполнен УПД, тем меньше расхождений и претензий.

GetMark поможет наладить корректное оформление электронных УПД с кодами маркировки - без расхождений при приёмке и сверке с «Честным ЗНАКом». Софт для работы с маркировкой - от 6 500₽ за 3 месяца.

Строка 5а «Документ об отгрузке» - это реквизит счёта-фактуры, а значит и той части УПД, которая соответствует счёту-фактуре. Она связывает счёт-фактуру с первичным документом, на основании которого прошла отгрузка. Правила её заполнения установлены Постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.2011 (раздел II приложения №1), а для УПД дополнительно действуют рекомендации ФНС из приложения №3 к письму от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@. Суть строки - однозначно показать, каким первичным документом оформлена конкретная поставка.

В строке указывают наименование документа об отгрузке, его номер (при наличии) и дату. Ключевое изменение: с 2026 года в электронном счёте-фактуре обязательно писать не только дату и номер, но и наименование документа - раньше многие ограничивались номером и датой. Формат строки включает порядковый номер операции: «№ п/п ___ № ___ от ___».

Примеры для обычной первички:

Товарная накладная № 1 от 01.02.2026
Акт сдачи-приёмки работ от 07.03.2026 № 11
№ п/п 1 № 3 от 01.09.2025

Логика такая: если в поставке есть товары - документом об отгрузке обычно выступает товарная накладная; если товаров нет, а есть работы или услуги - акт. Когда одну поставку сопровождают несколько первичных документов, их перечисляют через разделительный знак «;» - с наименованиями, номерами и датами каждого.

Когда УПД оформлен со статусом 1, он одновременно работает и как счёт-фактура, и как первичный документ. Отдельной накладной нет - значит, документом об отгрузке выступает сам УПД. Поэтому в строке 5а указывают реквизиты именно этого УПД:

Важно про «Тот же». Раньше в электронных УПД в строке 5а при визуализации выводилась формулировка «Тот же» - ведь наименование, номер и дата уже есть в самом документе, и дублировать их считалось лишним. С 2026 года ФНС исключила эту формулировку: при выводе УПД на бумагу в строке 5а нужно указывать полные реквизиты самого УПД, а не слова «Тот же».

При статусе 2 УПД используется исключительно как первичный документ - без функции счёта-фактуры. Так оформляют поставки, как правило, те, кто не начисляет НДС и не выставляет счета-фактуры (например, упрощенцы). Поскольку строка 5а - это реквизит счёта-фактуры, а «счёт-фактурная» часть в статусе 2 не задействована, заполнять строку 5а не требуется. Функцию документа об отгрузке при этом по-прежнему выполняет сам УПД.

Эксперты GetMark помогут выстроить оформление электронных УПД со статусами 1 и 2, чтобы строки заполнялись верно, а коды маркировки уходили в документ без ошибок. Консалтинг и сопровождение - от 10 000₽.

С 2026 года рядом с 5а появилась новая строка 5б - реквизиты «авансового» счёта-фактуры. Её не нужно путать со строкой 5а: 5а - это документ об отгрузке, а 5б заполняется только в счёте-фактуре (УПД) на отгрузку, если ранее был получен аванс и на него составлялся счёт-фактура. В самом же авансовом счёте-фактуре строку 5а не заполняют - ставят прочерк или оставляют пустой, ведь отгрузки ещё не было. Отметим: ошибка в строке 5б или её незаполнение не являются основанием для отказа в вычете НДС.

Сама по себе неточность в строке 5а обычно не критична для вычета: по пункту 2 статьи 169 НК РФ основанием для отказа в вычете НДС являются лишь ошибки, которые мешают идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму налога. Реквизиты документа об отгрузке к этому перечню не относятся. Но это не повод заполнять строку небрежно: аккуратные реквизиты снимают лишние вопросы при камеральных проверках и сверках с контрагентами, а в связке с маркировкой - ещё и ускоряют приёмку. С 2026 года, когда единственным электронным форматом отгрузки стал формат 5.03 УПД, дисциплина в заполнении важна как никогда.

GetMark настроит выгрузку кодов и оформление электронных УПД так, чтобы строки заполнялись по правилам ФНС, а приёмка проходила без расхождений. Сопровождение маркировки - от 2 000₽.

Главное правило

Строка 5а показывает, каким документом оформлена отгрузка. При статусе 1 таким документом является сам УПД - указывайте его полные реквизиты и забудьте про «Тот же». При статусе 2 строку 5а заполнять не нужно. Всегда пишите наименование документа, а не только номер и дату, а несколько документов разделяйте знаком «;». Ошибка в 5а редко лишает вычета НДС, но аккуратное заполнение экономит время на проверках и сверках - особенно когда в УПД идут коды маркировки.

Материал носит информационный характер, данные актуальны на 6 августа 2026 года. Правила заполнения счетов-фактур и УПД могут меняться нормативными актами - перед принятием решений сверяйтесь с Постановлением Правительства РФ №1137 от 26.12.2011, письмами и разъяснениями ФНС России и актуальным форматом электронного УПД.