×
Как настроить и вести учет кодов маркировки и товара?
515

Как настроить и вести учет кодов маркировки и товара?

Как настроить и вести учет кодов маркировки и товара?

Как только бизнес попадает под требование обязательной маркировки, возникает необходимость регистрироваться в системе «Честный Знак», настроить работу с кодами DataMatrix и запустить на предприятии новые процессы. На этом этапе важно решить, как настроить маркировку товаров, уделить время выбору системы учета и продумать этапы внедрения. Автоматизация учета кодов маркировки продукции открывает новые возможности для бизнеса. На ее основе можно использовать цифровые технологии для автоматизации уже имеющихся на предприятии бизнес-процессов.

В этом обзоре расскажем, как настроить учет товаров с маркировкой системы «Честный Знак» в своей компании, чтобы получить максимальный эффект для бизнеса, и какие преимущества дает предпринимателю автоматизация маркировки.

Плюсы автоматизированного учета маркированного товара

Любая автоматизация — это в первую очередь ускорение процессов и исключение человеческого фактора. Автоматизация учета товара с Data Matrix позволит бизнесу навести порядок на предприятии и на основе маркировки построить современные бизнес-процессы на складе и в торговом зале. Вот какие преимущества появятся при перестроении учета и как изменится работа.

Учет на складе и в торговом зале

Учет кодов маркировки позволит контролировать и высчитывать товарные остатки как на складе, так и в торговом зале организации. В первую очередь это возможность в любой момент иметь актуальную информацию о количестве и номенклатуре товарных остатков.

Преимущества:

  1. Всегда актуальные данные о товарах;
  2. Прозрачность учета продукции на складе;
  3. Снижение затрат времени при инвентаризации;
  4. Минимизация недостач и хищений.

Учет и работа с документами

Внедрение программного обеспечения, связывающего разрозненные процессы в единую систему, позволит сократить объем бумажных носителей и промежуточных документов. Организация хранения и передачи информации на электронных устройствах снижает объем ошибок, ускоряет работу по учету и дает существенную экономию на канцелярии.

Преимущества:

  1. Упрощение документооборота и снижение ошибок в документах;
  2. Товар невозможно оприходовать или переместить, если отсутствуют документы;
  3. Автоматическое разнесение платежей по контрагентам;
  4. Оперативная информация о поступивших платежах;
  5. Автоматическая привязка оплаты к проданным товарам.

Управление процессами

Руководителю автоматизация учета дает широкие возможности контроля и управления бизнесом. Накопленные данные о товарах и их движениях дадут всю необходимую информацию для перестроения процессов, оптимизации торговых и складских площадей, составления любых аналитических справок. Исходя из управленческих задач, появится возможность выбрать систему учета товаров: суммовым методом без учета по количеству или количественно-суммовым методом.

Преимущества:

  1. Сведение к минимуму ошибок персонала;
  2. Информация о взаимодействии с контрагентами;
  3. Сводная картина продаж;
  4. Анализ остатков и движения по любой позиции.

Внедрение автоматизации учета кодов маркировки дает бизнесу возможности для развития и совершенствования процессов. Однако организация учета — это непростая задача, требующая тщательной подготовки и выбора правильного программного обеспечения и оборудования.

Нужна помощь с маркировкой? Мы оказываем услуги по настройке работы с маркированным товаром (одежда, обувь, текстиль)
Это бесплатно! Спама не будет, обещаем

Что необходимо знать перед внедрением системы учета маркировки товаров

Нюансы внедрения учета маркировки товаров в «Честном Знаке» подразумевают нанесение на каждый товар штрихкода DataMatrix. Кроме того, операции с товаром (приемка, отгрузка и реализация) сопровождаются обязательным сканированием цифровой маркировки на каждом товаре. Эти особенности учитываются при выборе программного обеспечения, планирования схем бизнес-процессов и закупке оборудования.

Что необходимо учесть перед настройкой маркировки

Любое изменение устоявшихся процессов, в том числе переход на автоматизацию, проходит непросто. Ошибки, допущенные на этапе запуска изменений, могут дорого обойтись компании. Рассмотрим, на что обратить внимание предпринимателям при организации учета маркировки и как правильно провести автоматизацию контроля товарооборота, чтобы не потратить средства и время зря.

Планирование бюджета
Еще до начала работ определите смету изменений, подсчитайте количество рабочих мест, которые нужно оборудовать, перечень и типы необходимой техники. Определите, какие системы потребуют модернизации.

Обучение персонала
С новыми процессами предстоит столкнуться прежде всего персоналу склада и торгового зала. Если не заложить время и средства на должное обучение, переход на новую схему учета будет сопровождаться ошибками, нарастанием в коллективе негатива и снижением эффективности работы.

Внедрение адресного хранения
Автоматизацию учета маркировки логично совместить с запуском на складе адресного хранения. Такой тандем позволит извлечь максимум эффективности и из складских процессов, и из приобретаемой техники. Это изменение окупится за счет роста эффективности складских операций, увеличения плотности хранения и сокращения складского персонала.

Использование ТСД (терминал сбора данных)
Терминалы имеют большой ресурс для использования в складских процессах. Приобретая это оборудование, нужно не только внимательно отнестись к выбору модели, но и пересмотреть складские процессы, чтобы полностью использовать возможности техники.

Качественная техподдержка
Переход на электронный учет, внедрение сложного оборудования и подключение нового программного обеспечения, потребуют участия IT-специалистов как на этапе первичной настройки, так и в процессе работы. Если нет возможности взять сотрудника в штат, найдите подрядную организацию, которая оперативно окажет техническую помощь.

Конечно, организация учета маркировки в торговой точке и на складе и его автоматизация — процесс длительный. Кроме того, в каждой компании процессы протекают по-разному, отличаются условия труда и состав коллектива. Чтобы изменения прошли гладко, а затраты были обоснованными, разбейте процесс на этапы и тщательно продумайте подготовку к каждому из них.

Как работает учет штрих-кодов DataMatrix (принципы работы)

Каждый товар, попавший под обязательную маркировку, получает уникальный идентификатор Data Matrix. Информация кода позволяет воспроизвести не только сведения о самом продукте, внесенные производителем, но и полный путь товара от производства до розничной продажи. DataMatrix зашифрован и защищен от подделки, выпускает его оператор маркировки ЦРПТ (Центр развития перспективных технологий).

При продаже товара розничному покупателю код становится неактивным и повторно уже не используется, выбывая из оборота. В систему маркировки передается информация обо всех перемещениях товара между контрагентами. Данные штрихкода, зашитые в маркировке, считываются 2D сканером или ТСД.

Для автоматизации товарооборота нужны ТСД, считывающие DataMatrix. Выпускаются разные модификации приборов и выбирать конкретную модель нужно исходя из процессов, которые выполняются на складе.

Основные функции ТСД при автоматизации учета маркировки:

Приемка

На ТСД поступает задание на приемку, в нем уже содержится информация из сопроводительных документов. Задача сотрудника отсканировать принимаемый товар и внести его количество. При отсутствии расхождений с накладной приемку можно закрыть и разместить товар в хранение. Все данные с ТСД передаются в учетную систему и информация об актуальных остатках и номенклатуре маркированного товара становится доступной в режиме реального времени.

Отгрузка

Как комплектация, так и отгрузка с использованием терминала позволит сократить время складской операции. Проверка номенклатуры и просчет по местам перед фактической отгрузкой снизят вероятность ошибки в заказе. Кроме того, благодаря использованию ТСД своевременность погрузочных работ и скорость сборки легко контролировать в режиме реального времени начальнику смены или руководителю склада.

Инвентаризация

Использование терминала при инвентаризации увеличивает скорость просчета и позволяет блокировать только те ячейки хранения, в которых считается товар. Также удобно проводить циклические инвентаризации по конкретному артикулу или товарной группе. Данные с терминала попадают в учетную систему, где сразу же становятся доступны расхождения и можно проследить операции с товаром, которые стали причиной недостачи и излишка.

Помимо контроля складских операций и эффективности работы складского персонала, учет кодов маркировки позволит получать оперативные отчеты по продажам и прибыли, видеть состояние товарных остатков и номенклатуру на складе и все внутренние перемещения. Таким образом, система автоматизированного учета на основе Data Matrix дает широкие возможности оптимизации складских процессов, работы персонала, а также большой объем данных для управленческой аналитики и принятия решений.

Роль 2D сканера для учета кодов маркировки:

Cканеры 2D кодов DataMatrix могут считывать зашифрованную информацию для последующей обработки и работы в системе Честный ЗНАК. Подобный сканер стал необходим организациям розничной и оптовой торговли, которые работают в отраслях, где внедрена обязательной маркировки товаров. Чаще всего сканеры необходимы для продажи продукции, чтобы передать в систему учета информацию о том, что товар поменял своего владельца.

Этапы внедрения, настройки и учета кодов маркировки товаров

Начинать внедрение учета кодов маркировки следует с выбора программного обеспечения и планирования бизнес-процессов. Отдавайте предпочтение решению, которое даст возможность внедрить новые технологии. Еще один важный параметр — упрощение процессов и интеграция с основными сервисами. Если учетная система будет простой, потребуется меньше времени на обучение персонала и сроки внедрения сократятся.

Подготовительный этап

Просчитайте предварительный бюджет. Смета затрат зависит от количества номенклатуры и числа рабочих мест, которое предстоит переоснастить. Проведите анализ бизнес-процессов. Какие операции, связанные с товарооборотом, затронут изменения, как изменится порядок приемки, отгрузки, работы в системе учета, оформление возвратов и так далее.

Оформите электронную подпись в удостоверяющем центре. Она необходима, чтобы работать с маркировкой, подписывать электронные документы. Подробнее читайте в статье: "Как подключиться и начать работать с Честным знаком".

Работа с системой Честный ЗНАК

Производите, принимайте, отгружайте и продавайте товары с передачей данных о движении в систему Честный ЗНАК. Доступна ручная работа в личном кабинете или через передачу файлов. Вы можете нанять программистов для того, чтобы они интегрировали новые бизнес-процессы по учету и передаче данных в вашей организации.

Упрощение работы и учета с программным решением GetMark

Сервис GetMark — облачное решение для автоматизации маркировки и учета товаров:

  • готов к работе сразу после подключения,
  • совмещает учет товаров и работу с маркировкой,
  • не придется дорабатывать совместимость программ,
  • техническая поддержка помогает оперативно.

GetMark подходит всем — производителям, импортерам, оптовикам, торговой рознице и интернет-магазинам. Сервис не только обеспечивает работу с маркировкой и взаимодействие с системой «Честный Знак». GetMark поможет автоматизировать предприятие: управлять товарами и складами, торговлей, разграничить права для персонала, вести базу контрагентов, подключить удобные интеграции, работать с несколькими юридическими лицами в личном кабинете.

  1. Подключить GetMark: для регистрации понадобится номер телефона и пароль, с процессом помогут специалисты техподдержки. Еще до начала работы можно бесплатно протестировать веб-сервис. После авторизации заполните данные о компании, эта информация нужна для заполнения документов при работе.
  2. Скачать приложение: считывание маркировки DataMatrix при работе с товарами выполняется телефоном с приложением GetMark. Остается сформировать список сотрудников, которым нужна операция сканирования, настроить права доступа и скачать приложение на телефон. Мобильное приложение GetMark бесплатно в рамках лицензии, доступно для Android и IOS.

В настройке системы, демонстрации функций, консультациях по работе с маркировкой оперативно помогут эксперты GetMark.

Настройка учетной программы

После первичной настройки в программе появятся товары, контрагенты, настроенные интеграции. Информацию о контрагентах легко заполнить автоматически по ИНН и БИК. Теперь можно заказывать, вводить и выводить коды маркировки, работать с номенклатурой, регистрировать продажи маркированных товаров.

C GetMark удобно работать благодаря простому и понятному интерфейсу. Учетная система будет хранить информацию о товародвижении и операциях с маркировкой. Благодаря современным решениям (мобильной УКЭП, возможности работать с телефона) программа автоматизирует процессы в компании и сделает работу быстрее и эффективнее.

GetMark позволяет снизить затраты на оборудование. Используйте приложение вместо ТСД и сканеров штрихкодов, чтобы считать необходимые данные. Осталось провести обучение персонала, и начать использование автоматизированной системы учета и маркировки.

Как только все этапы пройдены, компания становится обладателем современной системы автоматизированного учета кодов маркировки.

Сканеры для учета кодов маркировки и как сэкономить

Сканер штрихкода позволяет считывать информацию с маркировки и передавать ее в систему учета. Модели имеют различные модификации и, соответственно, стоимость у них различается.

Считывающее устройство понадобится при приемке, отгрузке и продажах покупателю в торговом зале. Таким образом, только на оснащение качественными сканерами, потребуется внушительная сумма.

Снизить затраты на оборудование при автоматизации маркировки поможет GetMark. При покупке лицензии доступно безлимитное количество скачиваний приложения для сотрудников, а смартфон с GetMark полностью заменит 2D сканер при работе с маркировкой. Подробнее о сканере ГетМарк вы можете прочесть на этой странице. Но если вы хотите остановиться на классических средствах идентификации, то ниже по тексту вы можете прочитать информацию о них.

По месту установки: портативные, стационарные, комбинированные

Сканеры могут быть стационарные, то есть установленными на конкретном месте и переносные (или ручные). Портативные модели удобны при работе на больших площадях, так как не нужно зависеть от длины кабеля подключения и сотрудник легко перемещается для сканирования продукции.

По виду считывающего устройства: фотосканер, лазерный, светодиодный

Светодиодные Лазерные Фотосканеры
Цена невысокая средняя высокая
Дальность сканирования небольшая, до 5-8 см 15-30 см в простых моделях, до 10 метров в промышленных до 2 м в зависимости от модели
Плюсы Считывает код с минимальной толщиной линий.
Надежен, так как отсутствуют подвижные элементы.
Сканирует коды, расположенные в плотный столбик.
Считывает широкий штрихкод.
Считывает некачественный штрихкод.
Работает при низкой освещенности.
Минусы Не в состоянии считать штрихкод шире 10 см.
Не сканирует неконтрастные изображения низкого
качества и криволинейную поверхность.
В сканирующем модуле есть подвижные элементы.
Может не считать поврежденный код.
Может отсканировать несколько расположенных рядом штрихкодов.
Полоса засветки толще, чем у лазерных.

По способу передачи информации: проводные и беспроводные

При выборе этого параметра проанализируйте, насколько часто возникает необходимость в беспроводном сканировании. Проводная модель позволит работать только в пределах длины шнура подключения.

Выбирайте устройство, принимая во внимание особенности процессов на вашем предприятии, выделенный на оборудование бюджет и совместимость с учетной программой. Важно посчитать количество сотрудников, которые будут использовать устройства и умножить на поправочный коэффициент (рекомендуется брать не менее 1,3), так вы обеспечите техникой всех сотрудников и избежите простоя в случае ремонта и подзарядки аккумулятора. Лучшим решением для производителя или оптового бизнеса, будет воспользоваться сканером GetMark.

Читайте также: Сканер DataMatrix кодов маркировки (какой выбрать и купить).

Нужна помощь с маркировкой? Мы оказываем услуги по настройке работы с маркированным товаром (одежда, обувь, текстиль)
Это бесплатно! Спама не будет, обещаем

Налоговый учет затрат на маркировку товаров

Отдельных правил по учету расходов на маркировку нет: на основе закрывающих документов расходы фиксируются в текущем периоде Кроме того, нет необходимости отдельно подтверждать обоснованность этих расходов, так как цифровая маркировка продукции является обязательной и дополнительные вопросы у налогового инспектора вряд ли возникнут.

Для учета затрат на эмиссию кодов маркировки получите закрывающие бухгалтерские документы в личном кабинете системы «Честный Знак». Универсальный передаточный документ и акт сверки система формирует автоматически и подписывает электронной подписью оператора маркировки. Документы от оператора можно скачать или запросить уточнение, если обнаружены ошибки.

Приобретаемое для целей организации учета маркировки оборудование в зависимости от стоимости может быть принято к учету как основное средство или включено в расходы. Соответственно списание суммы затрат происходит либо через списание амортизации основных средств, либо разово всей суммой в периоде ввода в эксплуатацию.

Учет НДС для маркированных товаров не имеет никаких отличий. НДС для расходов, связанных с маркировкой, принимается к вычету без оговорок, если условия для предоставления вычета выполнены.

Таким образом, если общие условия признания затрат соблюдены, у упрощенцев не возникнет проблем с подачей расходов. По учету «доходы минус расходы» оформляйте:

  • оплату кодов маркировки,
  • стоимость оборудования,
  • стоимость расходных материалов для маркировки товаров,
  • плату за работу с системой маркировки,
  • стоимость подключения к системе маркировки,
  • расходы на программное обеспечение.

Теперь вы знаете, что необходимо сделать? чтобы внедрить и настроить учет маркированных товаров. Остальные полезные материалы на тему маркировки товаров Честный ЗНАК вы можете прочесть в нашем блоге.

Количество показов: 515
Назад к списку статей

Статья оказалась полезной?
Расскажите о ней другим предпринимателям

Статьи, которые могут быть вам интересны: